Что такое фискальный накопитель и причем здесь онлайн-касса

В каждой онлайн-кассе должен быть фискальный накопитель (ФН). В нашем материале: 

• как ФН связан с онлайн-кассой, 
• какие функции он выполняет, 
• какие модели ФН есть на рынке, 
• практические советы по выбору. 

Зачем нужен фискальный накопитель

Фискальный накопитель или ФН — это обязательный элемент онлайн-кассы нового образца. Такие кассы также называют контрольно-кассовой техникой или ККТ. Работу бизнеса с ККТ и ФН регламентирует Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Если бизнес обязан использовать онлайн-кассу, то он автоматически должен применять ФН. Работа кассового аппарата без ФН незаконна.

ФН — это память ККТ, он нужен для того, чтобы сохранять данные о кассовых операциях. В большинстве случаев эти данные сразу после формирования передаются через интернет оператору фискальных данных — ОФД. Оператор является посредником между продавцом и ФНС. Он хранит полученные данные и передает их в ФНС по запросу.

В некоторых случаях онлайн-касса может работать автономно — без передачи данных в адрес ОФД. Такие случаи прописаны в пункте 7 статьи 2 закона № 54. Например, такое возможно, если бизнес работает с отдаленной от сетей связи местности — местности без интернета. Но и в этом случае в онлайн-кассе должен быть фискальный накопитель, который необходимо правильно выбрать и своевременно заменить.

Требования к ФН подробно изложены в статье 4.1 закона № 54. Модели онлайн-касс и накопителей, которые можно использовать, перечислены в реестрах на сайте ФНС: реестре ККТ и реестре ФН. На сайте LIFE PAY вы можете купить кассовую технику, соответствующую требованиям законодательства и ФНС.

Как выглядит, устроен и работает фискальный накопитель

Внешний вид

Это небольшое устройство, представляющее собой пластиковый корпус, который защищает внутренние элементы от повреждений. Внутри находится микропроцессор, криптографический чип и модуль памяти, а также разъем для подсоединения устройства к онлайн-кассе. На корпусе обязательно должна стоять пломба производителя в виде опоясывающей ленты. Поверх пломбы должен быть стикер с информацией, на котором в том числе указан номер модели ФН.

В комплектации к каждому ФН идет паспорт от изготовителя. В паспорте указано наименование модели, заводской номер, данные об изготовителе и техническая информация.

Зная модель и номер накопителя, его можно проверить на наличие в реестре ФН. Для проверки зайдите на сайт ФНС и найдите страницу «Контрольно-кассовая техника». Пролистайте страницу вниз до надписи «Фискальные накопители в реестре». Выберите вашу модель из выпадающего списка, а в поле ниже введите номер ФН.

Взаимодействие с кассовым аппаратом

ФН является съемным элементом онлайн-кассы, так как его периодически приходится заменять. Внутри каждой онлайн-кассы есть слот под фискальный накопитель. Устройство соединяется с кассовым аппаратом с помощью стандартного для всех моделей шлейфа. Любые модели накопителей, перечисленные в реестре ФН, подходят к любым моделям онлайн-касс из реестра ККТ.

При проведении операций касса отправляет данные на запись в накопитель, который шифрует их и сохраняет. Данные, сохраненные в памяти ФН, называются фискальными документами. Если касса подключена к интернету, то она отправляет фискальные документы в адрес ОФД. Каждый раз, когда ОФД принимает информацию с онлайн-кассы продавца, он направляет обратно на кассу подтверждение в зашифрованном виде. ФН это подтверждение расшифровывает. При формировании отчета о закрытии смены ККТ учитывает подтверждения, сохраненные на накопителе.

Если предприниматель или юрлицо ведет бизнес в отдаленной от сетей связи местности, то онлайн-касса работает автономно без отправки данных в адрес ОФД.

Фискальный накопитель может не потребоваться, если подключить интернет-эквайринг от LIFE PAY. В этом случае клиент получает доступ к онлайн-кассе через облачные технологии, решая вопрос с соблюдением закона № 54. При этом ККТ находится в ЦОД, работники которого следят за исправностью кассовой техники и своевременной заменой ФН.

Сбор и хранение фискальных документов 

В статье 4.1 закона № 54 сказано, что ФН должен обеспечивать сбор, шифрование и надежное хранение фискальных документов в течение всего срока работы и еще не менее 5 лет после этого. Поэтому накопители разработаны так, что записанную на них информацию нельзя потом изменить или стереть.

Все ФН обеспечивают хранение следующих фискальных документов:

• отчета о регистрации;
• отчета об изменении параметров регистрации;
• отчетов об открытии смены;
• кассовых чеков и бланков строгой отчетности;
• кассовых чеков коррекции и бланков строгой отчетности коррекции;
• отчетов о закрытии смены;
• отчета о закрытии фискального накопителя;
• отчетов о текущем состоянии расчетов;
• подтверждений оператора. 

Если ФН предназначен для работы с маркированной продукцией, дополнительно он должен обеспечивать хранение следующих фискальных документов: 

• запросов о кодах маркировки;
• уведомлений о реализации маркированного товара;
• ответов на запросы;
• квитанций на уведомления.

Таким образом, накопитель обеспечивает правильность и неизменность данных от момента их создания на онлайн-кассе до момента передачи в адрес ОФД.

Что такое срок действия фискального накопителя

В отличие от ККТ, которую можно эксплуатировать до полного выхода из строя, ФН имеет ограниченный срок действия. Этот срок запрограммирован заводом-изготовителем. В 2024 году выпускаются два типа накопителей: сроком действия 15 и 36 месяцев. Но запрограммированный срок службы ФН может отличаться от фактического.

Факторы, влияющие на фактический срок службы ФН

У каждого чипа памяти помимо запрограммированного срока действия есть еще и ограниченный объем встроенной памяти. Независимо от срока действия фискального накопителя его память составляет 256 мегабайт. Этот объем позволяет напечатать около 250 000 чеков. Поэтому, если бизнес будет формировать слишком много чеков или если на чеках будет слишком много информации, ресурс памяти может исчерпаться раньше. 

Также чип памяти может выйти из строя по техническим причинам:

• окисление контактов;
• механические повреждения;
• короткие замыкания;
• программные неисправности;
• брак на производстве.

Еще есть нюанс — когда производитель указывает один срок службы, но при ведении определенных видов деятельности этот срок автоматически сокращается.

Способы определить срок службы ФН и время его замены

На замену чипа памяти может уйти время, и если бизнес не будет готов к этому заранее, он может получить простои в работе и убытки. Поэтому важно знать, когда произойдет блокировка фискального накопителя по причине завершения периода его эксплуатации.

Срок действия, запрограммированный производителем, указан в паспорте ФН, на его корпусе и на упаковке. Но для бизнеса важен не только указанный срок, но и дата отсчета. А отсчет начинается с того дня, когда владелец бизнеса зарегистрировал или перерегистрировал ККТ в ФНС.

Есть два способа узнать дату отсчета и понять, сколько еще теоретически прослужит ФН, если он не заблокируется раньше из-за израсходованной памяти или технической неисправности. 

1. Проверка через карточку регистрации ККТ. При регистрации или перерегистрации ККТ пользователь получает карточку в электронном виде. В карточке указана дата постановки техники на учет. Эта дата и является точкой отсчета срока действия фискального накопителя. Карточка регистрации находится в личном кабинете на сайте ФНС. 
2. Проверка через личный кабинет ОФД. На сайте ОФД, с которым у бизнеса заключен договор, нужно перейти в раздел с контрольно-кассовой техникой и найти нужную кассу, если их несколько. В этом разделе и указаны данные о регистрации ФН с искомой датой.

Объем оставшейся памяти можно отслеживать в сервисном меню ККТ. Также современная кассовая техника оповещает пользователя за месяц до необходимости замены ФН, выдавая подсказки на мониторе и печатая предупреждения на отчетах о закрытии смен. Некоторые кассовые программы предоставляют услугу оповещений по смс или через электронную почту.

Как правильно выбрать накопитель фискальных данных

При выборе кассовой техники в первую очередь нужно ориентироваться на реестры ФНС. Также выбор ФН зависит от вида деятельности и выбранной системы налогообложения. При этом нужно учесть не только запрограммированный производителем срок действия, но и прошивку чипа, то есть, используемый формат фискальных документов — ФФД. Рассмотрим эти моменты подробнее:

• Бизнес, работающий на ОСН, обязан использовать ФН сроком действия не менее 15 месяцев, но также может использовать накопители на 36 месяцев.
• Налогоплательщики на спецрежимах (УСН, ПСН, ЕСХН) должны использовать накопитель на 36 месяцев. 
• Налогоплательщики на спецрежимах, ведущие сезонный бизнес, могут использовать любой ФН. 
• Налогоплательщики на спецрежимах, торгующие маркированными или подакцизными товарами, могут выбрать любой фискальный накопитель, но прослужит он не более 410 дней — это 13 месяцев. Такое ограничение запрограммировано производителем. Оно активируется при регистрации ККТ, когда бизнес сообщает о том, что будет торговать маркированными или подакцизными товарами. 

Если законом предусмотрена работа онлайн-кассы без обязательной передачи данных в адрес ОФД, можно также использовать любой фискальный накопитель, но срок его действия будет ограничен 560 днями — это 18 месяцев. 

Раньше, выбирая ФН, нужно было обращать внимание на букву М на упаковке. Если она есть, накопитель использует ФФД 1.2 и поддерживает работу с маркировкой,а если ее нет, накопитель использует ФФД 1.05 и работу с маркировкой не поддерживает. В 2024 году накопители из реестра ФНС поддерживают все ФФД.

В каких случаях требуется замена фискального накопителя 

ФН заблокирует работу онлайн-кассы, когда срок действия, заложенный производителем, истечет, или когда закончится память. И чтобы продолжить работу, память кассового аппарата нужно заменить. Но бывают и другие ситуации, при которых потребуется заменить фискальный накопитель:

• Передача онлайн-кассы другому бизнесу, так как у каждого налогоплательщика должен быть свой ФН. Но это не относится к передаче кассы в филиал компании, поскольку в этом случае ИНН остается прежним.
• Смена налогового режима или ОФД, даже если старый ФН не исчерпал ресурс времени или памяти.
• Смена ИНН владельца ККТ. Например, если бизнесмен закрывает ИП и открывает ООО, он может использовать свою старую кассу, но с новым накопителем. 
• Неисправность ФН, когда он в процессе работы вышел из строя либо изначально был бракованным или поврежденным.

Владелец ККТ может поменять накопитель по любой причине и в любой момент. Но при замене ФН онлайн-кассу обязательно нужно перерегистрировать в ФНС.

Пошаговая инструкция по замене ФН

Если возникли причины, требующие смены фискального накопителя, пользователь онлайн-кассы выполняет следующие шаги:

1. Убеждается, что кассовая смена закрыта, а все данные отправлены в ОФД. Для этого нужно сформировать финальный отчет по кассе — Z-отчет.
2. Закрывает архив ФН через кассовый аппарат. Во время закрытия фискального накопителя касса автоматически формирует отчет о закрытии.
3. Извлекает ФН из онлайн-кассы. Для этого необходимо действовать в следующем порядке: отключить кассовый аппарат от сети, открыть его, добраться до слота, где расположен ФН, и отсоединить накопитель от разъема. В разных кассах ФН расположен по-разному, иногда придется снимать корпус, иногда — только крышку, где расположена батарея. Следуйте инструкции производителя, в которой сказано, как снять фискальный накопитель с кассы. 
4. Устанавливает новый ФН. Для этого нужно вставить ФН в освобожденный слот, подключить его к разъему, закрыть отсек, включить кассовый аппарат и подождать, пока он загрузится. 
5. Перерегистрирует онлайн-кассу в ФНС. Перерегистрация нужна для привязки нового ФН к кассовому аппарату. Перерегистрацию фискального накопителя и кассы можно считать завершенной только после того, как в личном кабинете налогоплательщика появится электронная карточка регистрации. 
6. Проверяет работу кассы. После замены фискального накопителя и перерегистрации ККТ нужно убедиться, что кассовый аппарат работает корректно и все данные передаются в адрес ОФД.

Важно. В память накопителя нужно записать регистрационный номер онлайн-кассы, в которой он будет использоваться, и ИНН владельца. Сделать это можно только один раз при регистрации ККТ в ФНС. Поэтому важно правильно ввести эти данные в заявление о регистрации. Если ошибетесь, изменить данные уже не получится. В этом случае придется покупать новый ФН, а убытки никто не возместит.

Если владелец бизнеса закрывает ИП или юрлицо, также понадобится закрытие архива ФН. А еще он должен будет снять кассу с учета в ФНС.

Как хранить отработавший ФН 

ФН хранится в течение 5 лет с момента закрытия его архива вместе с бумажным отчетом о закрытии. В течение этого времени контролирующие органы в любой момент могут потребовать ФН на проверку.

Важно уберечь ФН от повреждений, кражи, поломки. Храните чип в недоступном для посторонних месте, например, в сейфе. 

Когда закрыт фискальный накопитель, вы не сможете определить, за какой период он собирал данные. Поэтому вместе с ФН стоит сохранить отчет о его закрытии со всеми данными. Такие отчеты печатаются на термобумаге, которая выцветает, и тогда записи становятся нечитаемыми. Поэтому при хранении фискальных документов важно исключить попадание на бумагу солнечного света. 

В LIFE PAY вы можете купить по выгодной цене кассу с фискальный накопителем от Эвотор, АТОЛ, MSPOS и других производителей. Наши сотрудники помогут с выбором, подключением и настройкой оборудования.