Что такое оператор фискальных данных?

Поправки к закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», принятые в 2016 году, обязали ИП и организации применять онлайн-кассы при расчетах с покупателями. Все данные о продажах онлайн ККТ передает в налоговые органы через интернет. Но сведения отправляются в ФНС не напрямую от кассы, сначала они поступают ОФД — оператору фискальных данных.

ОФД — это организация, созданная для обработки, хранения и передачи фискальных данных, выступающая в качестве посредника между продавцом и налоговым органом. 

Основные функции оператора фискальных данных

Оказывать услуги ОФД может юридическое лицо, получившее разрешение на обработку фискальных данных (ФД) у налоговой. Компания должна располагать необходимой технической базой и получить лицензию Роскомнадзора, ФСБ и ФСТЭК.

Оcновные функции оператора фискальных данных: 

• прием ФД от онлайн-касс, проверку фискального признака;
• обработку и передачу информации с ККТ в налоговую;
• хранение фискальных данных и предоставление доступа к ним пользователям и ФНС;
• отправку чеков в электронном виде;
• обеспечение безопасности при хранении фискальной информации.

Кроме основных функций, оператор может предлагать пользователям дополнительные сервисы: создание отчетов о продажах и работе касс, отслеживание срока действия и заполненности памяти фискальных накопителей, добавление в электронные чеки логотипа компании и рекламной информации.

На рынке работает ограниченное число операторов фискальных данных, налоговая может как давать разрешение на их деятельность, так и отзывать. Посмотреть актуальный перечень действующих ОФД можно на сайте ФНС.

Как работает оператор фискальных данных

ОФД — обязательное звено между онлайн-кассой и налоговой. Чтобы ККТ работала корректно, и налоговая могла отслеживать операции, нужно заключить договор с оператором фискальных данных.

Процесс обработки информации по кассовой операции можно разделить на три этапа.

1. Фискализация на кассе

Согласно требованиям закона 54-ФЗ, онлайн-касса должна быть укомплектована фискальным накопителем (ФН) — встраиваемым устройством, которое фиксирует все операции на ККТ. ФН шифрует сведения для передачи через интернет, обеспечивает формирование фискального признака, неизменность данных и энергонезависимое хранение.

Накопитель фиксирует не только кассовые чеки, но и отчеты, оформляемые на кассе. ККТ передает через ОФД в налоговую следующие виды фискальных документов:

• кассовые чеки на продажу, чеки на возврат, чеки коррекции, а также БСО (бланки строгой отчетности);
• отчет о регистрации и перерегистрации ККТ;
• отчеты об открытии и закрытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• отчет о текущем состоянии расчетов.

Пошагово этап фискализации расчета на ККТ выглядит так:

1. Кассир формирует чек.
2. ФН получает данные транзакции, шифрует их и сохраняет в память.
3. Накопитель подает кассе сигнал, что чеку присвоен фискальный признак, его можно распечатывать.
4. Кассир распечатывает чек и выдает его покупателю, или документ отправляется в электронном виде.
5. Зашифрованные данные по транзакции с ФН отправляются на сервер ОФД.

Если на кассе нет перебоев с доступом в интернет, сведения в ОФД передаются в режиме реального времени. В случае, когда связь нарушена, данные будут переданы после восстановления доступа.

2. Передача данных в налоговую инспекцию

Получив информацию от онлайн-кассы ОФД:

1. Проверяет подлинность чека.
2. Одобряет операцию, присваивает ответный фискальный признак и отправляет на кассу сигнал о получении данных, а ФН регистрирует ответную квитанцию.
3. Расшифровывает полученную информацию, формирует отчеты, которые ежедневно отправляет в ФНС.
4. Сохраняет все полученные данные на своих серверах.

Оператор обязан передать сведения с кассы в налоговую не позднее, чем через 24 часа с момента получения чека или отчета.

3. Хранение и доступ к данным

Электронные копии документов оператор сохраняет на серверах, которые располагаются в центре обработки данных (ЦОД) — надежно охраняемом здании, специально оборудованном для размещения сетевого и серверного оборудования. В ЦОДе предусмотрено резервное электропитание, обеспечение бесперебойного доступа в интернет, протокол сохранения данных в аварийных ситуациях.

Согласно требованиям закона 54-ФЗ оператор фискальных данных должен обеспечивать сохранность ФД не менее пяти лет. Пользователи получают доступ к данным, хранящимся на серверах ОФД, через личный кабинет (ЛК). В ЛК можно найти и просмотреть все пробитые чеки, данные о сменах на кассах, состояние памяти фискальных накопителей и срок окончания их действия.

По требованию налоговой оператор также обязан предоставить доступ к данным.

Ответственность оператора фискальных данных

На разных этапах фискализации платежей ответственность распределена между пользователями ККТ и операторами. Рассмотрим, кто за что отвечает. ОФД обязаны:

1. Обеспечить круглосуточный прием и обработку фискальных данных.
2. Производить передачу полученной информации в ФНС ежедневно.
3. Обеспечить неизменяемость полученных ФД и хранение их в течение пяти лет.
4. Предоставить возможность покупателям просматривать свои чеки в электронном виде.
5. Предоставить онлайн-доступ к фискальным данным налоговой.

Операторы принимают ответственность за сведения после того, как они переданы от ККТ. При этом у бизнеса в соответствии с законом свои обязанности:

1. Применять при расчетах контрольно-кассовую технику, разрешенную для использования налоговой. Здесь можно посмотреть реестр ККТ ФНС и реестр фискальных накопителей.
2. Обеспечить для кассы доступ в интернет (кроме случаев, когда разрешена автономная работа).
3. Подключить к оператору фискальных данных ККТ.
4. Передавать все сведения с касс в ОФД.
5. Выдавать покупателям печатные чеки или отправлять электронные.

Если на кассе возникает ошибка передачи данных в ОФД, следует ее устранить как можно скорее. Для этого проверьте:

• физическое подключение ККТ к интернету, а также не закончился проплаченный пакет услуги оператора связи;
• проверьте на кассе настройки подключения к ОФД, возможно, они сбились, тогда их следует обновить;
• убедитесь в ЛК, что вы завершили процедуру регистрации кассы в налоговой;
• проверьте, оплачена ли услуга ОФД;
• если самостоятельно не удалось выяснить причину ошибки, обратитесь в службу поддержки клиентов.

На онлайн-кассе можно работать и не имея доступа в интернет, все сведения сохраняются в фискальном накопителе. Как только связь будет восстановлена, кассовая техника передаст чеки и другие фискальные документы в ОФД.

Период, когда касса может работать в офлайн-режиме, ограничен. Если ККТ не передает данные в течение 30 дней, налоговая заблокирует фискальный накопитель и пробивать чеки на данном устройстве будет невозможно. Для возобновления работы кассы надо передать данные через ОФД в налоговую.

Зачем бизнесу подключать ОФД

Главное основание для взаимодействия предпринимателя с оператором фискальных данных — это требование Закона 54-ФЗ. В документе предусмотрен порядок предоставления в налоговую данных о кассовых операциях — через оператора ОФД. Передавать сведения с касс напрямую в налоговую нельзя за исключением нескольких ситуаций, которые рассмотрим ниже.

ККТ нельзя поставить на учет в налоговой без договора с оператором фискальных данных. В заявке на регистрацию требуется указать ОФД, который будет обслуживать данную кассу. При смене ОФД кассу необходимо перерегистрировать.

Установленные законом обязанности не единственная причина, по которой бизнесу нужен оператор фискальных данных. Внедрение онлайн-касс и работа с ОФД изменили отношения предпринимателей и налоговой. Благодаря тому, что ККТ ежедневно передают все сведения, ФНС получает полную информацию о проведенных расчетах с потребителями, из-за этого стало существенно меньше проверок. Налоговики могут контролировать соблюдение требований закона дистанционно, анализируя полученные сведения, и меньше беспокоят продавцов личными визитами.

Подключение к ОФД дает бизнесу возможность оперативно получать сведения о состоянии онлайн-касс, выручке по торговой точке, следить за продажами и оборотом с помощью аналитики в ЛК оператора фискальных данных.

Использование онлайн-кассы означает, что бизнес ведет торговлю легально и готов отвечать за качество продукции. Покупатель может проверить каждый фискальный документ на подлинность на сайте ОФД или в приложении «Проверка чека ФНС России». Прозрачность ведения расчетов повышает уровень доверия клиентов.

Когда можно работать на кассе без ОФД

В законе 54-ФЗ есть понятия «труднодоступный район» и «местности отдаленные от сетей связи». 

В труднодоступных районах интернет работает нестабильно или не работает совсем. В таких населенных пунктах только продавцы подакцизных товаров обязаны применять онлайн-кассы. Все остальные могут вообще не иметь ККТ, но при этом должны выдавать покупателю документ, подтверждающий расчет. Документ должен иметь все обязательные реквизиты, а оформить его можно даже от руки.

Местности, отдаленные от сетей связи — это поселения, где проживает не более 10 тысяч человек. Перечень таких населенных пунктов утверждают местные органы власти. Предприниматели здесь обязаны применять онлайн-кассы с фискальным накопителем, при этом освобождены от заключения договора с ОФД и передачи данных в режиме онлайн.

Все операции сохраняются на ФН и передаются в налоговую владельцем кассы самостоятельно. При регистрации кассы в ФНС необходимо сразу указать, что она будет использоваться в автономном режиме.

Как выбрать оператора фискальных данных

Выбирая оператора, первым делом следует убедиться, что организация имеет право оказывать услуги ОФД. Компания должна обладать лицензиями Роскомнадзора, ФСТЭК и ФСБ. Сведения о полученных лицензиях публикуются на сайте оператора фискальных данных.

Но не обязательно искать и проверять наличие необходимых документов, это делает налоговая, выдавая разрешение на оказание услуг. Достаточно проверить, есть ли организация в списке операторов фискальных данных ФНС. На странице по ссылке можно скачать актуальный перечень действующих ОФД. Если у какой-то компании будет отозвана лицензия или появится новый оператор, ФНС загрузит обновленную версию списка.

После проверки законности деятельности оператора следует оценить несколько ключевых факторов его работы.

Отправка кодов маркировки

При выборе ОФД важно учитывать, что не все операторы могут передавать сведения о продаже маркированных товаров напрямую в систему «Честный ЗНАК». А это необходимо предпринимателям, которые продают товары с маркировкой и работают на ККТ по формату фискальных документов 1.2.

Личный кабинет

Основные обязанности операторов по приему, хранению и передаче фискальных данных определены требованиями налоговой службы и практически не различаются. Но функционал и удобство личного кабинета могут отличаться разительно. Это важный фактор, так как именно в ЛК осуществляется управление услугой, там содержится вся информация о кассах, фискальных накопителях и проведенных по кассе операциях. Важно обратить внимание на следующие факторы:

• есть ли ограничение по числу пользователей кабинета;
• сколько сотрудников можно подключить бесплатно;
• как настраиваются разные уровни доступа к ЛК;
• можно ли формировать аналитику на основе фискальных данных;
• какие дополнительные функции есть в личном кабинете (например, мониторинг окончания сроков действия и наполнения памяти ФН); 
• наличие отраслевых решений, например для интернет-магазинов, HoReCa, вендинга;
• возможность интеграции ЛК со сторонними учетными программами по API;
• наглядность представления данных и комфортность работы в кабинете.

Стоимость услуг и обслуживания

В абонентскую плату за услугу ОФД может быть включен разный перечень услуг. Одни операторы предоставляют все необходимые для фискализации платежей сервисы бесплатно, другие могут включить в тариф только самые базовые услуги. Например, помощь в регистрации ККТ может быть как бесплатной, так и платной у разных компаний.

Важно изучить линейки тарифных планов, есть ли среди них вариант, удобный именно для вашего бизнеса. У ряда операторов тарифы выгодны только для крупных компаний, которые подключают много касс и проплачивают на год вперед, а при помесячной оплате цена сразу вырастает. Но есть компании, которые предлагают гибкие тарифные линейки, ориентированные и на крупный, и на малый бизнес. Например, для старта бизнеса с небольшим числом продаж будет выгоден тарифный план с почековой оплатой.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание — это режим работы службы поддержки и скорость обработки обращений.

Тестовый период

Очень удобно, если оператор предоставляет бесплатный период, когда можно подключиться и попробовать поработать, не внося оплаты. Используя тестовый период, можно познакомиться с несколькими ОФД и выбрать того, условия и работа с которым устроили больше всего.

Подключение к оператору фискальных данных

Для заключения договора и регистрации кассы дистанционным способом понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи руководителя или ИП. Подойдет ЭП, которой заверяется отчетность в налоговую.

Также понадобятся документы на кассу и фискальный накопитель — в заявке необходимо указать модели устройств и заводские номера.

Алгоритм подключения к ОФД выглядит так:

1. Получите электронную подпись, если у вас ее нет. Сертификат ЭП выпускается удостоверяющими центрами ФНС.
2. Выберите оператора фискальных данных, удовлетворяющего вашим требованиям.
3. Приобретите кассу и фискальный накопитель. Для онлайн-продаж можно взять в аренду облачную ККТ, но накопитель все равно придется покупать.
4. Поставьте кассу на учет в налоговой. Для этого надо создать заявку в личном кабинете на сайте ФНС или через ЛК оператора ОФД.
5. Активация услуги ОФД — выберите тарифный план, оплатите услугу и подключите ККТ к оператору фискальных данных.

Оплатить услугу можно несколькими способами — по счету, с помощью банковской карты или СБП. Также ОФД выпускают ключи активации оператора фискальных данных, которые продаются на маркетплейсах или через партнеров оператора. Как правило, услуга, оплаченная кодом активации, стоит дешевле, чем по тарифному плану.

Покупая кассу в LIFE-PAY, вы получите поддержку на всех этапах подключения:

• мы поможем выбрать вид и модель ККТ, оптимальную для вашего бизнеса;
• подключим ККТ к ОФД и зарегистрируем в налоговой;
• создадим личный кабинет и проведем обучение сотрудников;
• доставим кассу в любой регион России.

Если у вас нет электронной подписи, выпустим ЭЦП, необходимую для регистрации ККТ.

Как узнать, какой оператор фискальных данных у вашей кассы

Если вы не знаете, к какому ОФД подключена ваша ККТ, это несложно выяснить. Узнать оператора фискальных данных можно по ИНН, по чеку или в настройках кассы.

Если известен ИНН оператора, можно найти его в списке ОФД от ФНС.

Наименование оператора обязательно указывается в кассовом чеке. Если есть доступ к кассе, посмотреть название ОФД можно в настройках. Эти данные хранятся в разделе «Параметры ОФД» или «Хранение фискальных данных».

Преимущества и недостатки работы с ОФД

Подведем итоги, какие плюсы и минусы есть в подключении кассы к оператору фискальных данных.

Преимущества:

• оптимизация учета и систематизации данных — вся информация по кассовым операциям собрана в одном месте;
• минимизация ошибок и нарушений на кассе;
• упрощение составления отчетности по кассе — с введением онлайн-касс больше не надо вести журнал кассира-операциониста, а также z-отчет;
• благодаря прозрачности расчетов снизилось количество проверок со стороны налоговой;
• в личном кабинете можно формировать отчеты, позволяющие контролировать работу касс, анализировать выручку и продажи в разных торговых точках;
• возможность выдачи бумажных и электронных чеков.

Но есть в работе с онлайн-кассами и ОФД и недостатки:

• дополнительные затраты на оплату услуги оператора фискальных данных, обслуживание касс, обновление ПО;
• необходимость обеспечить доступ ККТ в интернет.

Заключение

Без онлайн-касс и подключения к ОФД невозможно законно вести продажи (кроме исключений, которые мы рассмотрели выше). При этом для бизнеса взаимодействие с оператором фискальных данных значительно упрощает учет операций по кассам, дает возможность проводить аналитику продаж.

С помощью поступающей с касс информации, налоговая дистанционно контролирует деятельность компаний и ИП. Намного реже появляются основания устраивать выездные проверки, следовательно, снижается давление на бизнес. У компаний меньше возможностей вести продажи в серую. Потребителям стало проще отстаивать свои права. Для возврата товара не обязательно предъявлять бумажный чек, который мог потеряться. Любой фискальный документ продавец легко найдет в истории кассы. Применение онлайн-касс, подключенных к ОФД, становится гарантом безопасности платежа для потребителя.