Установка и настройка онлайн-кассы

Содержание

• Как установить онлайн-кассу для ИП и ООО?
• Как настроить онлайн-кассу?
• Подключение и настройка эквайринга для онлайн-кассы
• Какие проблемы могут возникнуть при подключении онлайн-кассы для ИП и ООО?
• Какие бывают кассы и для каких видов деятельности они подходят?

Каждая разновидность кассового устройства предназначена для определенного вида бизнеса. Эту особенность необходимо учитывать при выборе, чтобы не приобрести ненужное оборудование. Узнать, как и какое оборудование выбрать, где должны быть зарегистрированы контрольно-кассовые машины, правильно установить онлайн-кассу, настроить и ввести в строй оборудование поможет данный материал.

Как подключить онлайн-кассу

Чтобы подключить ККМ, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Эта служба специализируется на посреднических услугах между ФНС и непосредственно предпринимателем. При работе онлайн-касса передает сведения оператору, который их шифрует и направляет в налоговую службу. Список зарегистрированных ОФД с разрешением на работу вы найдете на сайте налоговой.

Выбор оператора – серьезное мероприятие, ведь от ОФД зависит функционал личного кабинета, стабильность отправки данных в налоговую, возможность статистики продаж и мониторинга номенклатуры.

Как заключить договор:

• выбрать ОФД на сайте ФНС;
• создать личный кабинет на ресурсе оператора;
• изучить условия договора и нажать клавишу «Принять»;
• пройти регистрацию ККМ и ФН в личном кабинете или в ФНС, воспользовавшись Квалифицированной Электронной подписью;
• внести реквизиты ККТ;
• внести оплату за услуги оператора;
• настроить онлайн-кассу  и получить регистрацию.

Договор по обслуживанию ОФД необходимо оформить до регистрации кассового оборудования. Оператор будет не только передавать данные, но и предупреждать, если касса неожиданно прекратит работу или скоро закончится ФН.

Оператор предоставляет круглосуточную техподдержку и делает значительные скидки на длительное обслуживание и пакетные услуги – оформление электронной подписи, кассы и ОФД.

После получения регистрации вкладку не закрываем.

Как установить онлайн-кассу для ИП и ООО?

Для установки нужно зарегистрировать кассу в налоговой службе. При наличии электронной подписи процедуру можно пройти онлайн, в противном случае придется относить заявление лично.

Регистрация и подключение ККМ.

Шаг 1, заходим на сайт налоговой:

• укажите название объекта (торговой точки);
• внесите адрес, по которому находится объект;
• напишите индекс;
• укажите заводской номер и модель кассы;
• впишите номер и название ФН;
• получите регистрационный номер устройства.

Оставьте вкладку открытой.

Шаг 2, включение ККМ, открываем «Меню обслуживания»:

1. Внесите данные с сайта ОФД.
2. Укажите всю информацию с сайта ФНС:

• заводской номер кассы;
• регистрационный номер (16 знаков);
• адрес ОФД;
• порт ОФД;
• ИНН.

Шаг 3, возвращаемся на сайт налоговой и вносим информацию из полученного чека.

Шаг 4, снова заходим на сайт ОФД, чтобы подтвердить подключение кассового устройства. Подключение онлайн-кассы завершено. Можно закрыть все вкладки.

Как настроить онлайн-кассу?

Сначала необходимо подключить кассу посредством разъема к компьютеру, в связке с которым будет работать система. Приготовьте инструкцию, входящую в комплект или скачайте руководство на сайте производителя. Там же скачайте усовершенствования драйвера, разработанные для вашей модели, и загрузите их на рабочий компьютер. 

Теперь обновите компьютер, чтобы настроить свое программное обеспечение. 

Для этого можно:

1. Воспользоваться программой «Готовый комплект кассира», которая не нуждается в подключении к компьютеру. Достаточно просто внести список необходимой номенклатуры в кассу.
2. Использовать специальное компьютерное приложение, при помощи которого можно добавить большое количество информации в автономную кассу.
3. Подключите фискальный регистратор к компьютеру или терминалу и проведите настройку товароучетной системы. Чтобы настройка была корректной, обратитесь к производителю ПО.

Подключение ККМ завершено, можно напечатать первый чек. Если данные на чеке отразились в полном объеме и без ошибок, касса настроена правильно.

Подключение и настройка эквайринга для онлайн-кассы

Большинство современных ККМ поступают в продажу уже с эквайрингом. Если опция присутствует, то сумму оплаты формирует касса и автоматически выводит на терминал. При отсутствии интеграции сумму платежа вводят в ручном режиме. Эта особенность – единственное отличие.

Выбор поставщика услуг

Прежде всего, необходимо обратиться к услугам надежного банка или платежного агрегатора, которые предоставляют ИП возможность получать оплату по картам. Чем больше популярных карт обслуживает банк, тем лучше для вашего бизнеса.

Для этого:

1. Выберите платежный агрегатор или банковский интернет эквайринг.
2. Зарегистрируйтесь на сайте поставщика, заполните все поля формы, укажите URL-адрес.
3. Отправьте заявку на обработку.
4. Получите договор.
5. Если условия вас устраивают, подпишите договор с агрегатором.

При обороте менее 1 млн. рублей комиссия посредника составит приблизительно 2%. Чтобы конфиденциальные данные не стали добычей кибер-преступников, можно воспользоваться SSL-сертификатом или другой системой защиты транзакций.

Интеграция устройства с интернет-эквайрингом

Для интеграции понадобится драйвер (стоимость от 2000 рублей), подходящий вашей модели ККМ. Чтобы не ошибиться с покупкой, обратитесь  к изготовителю кассы и воспользуйтесь его рекомендацией. Для установки нужно подготовить кабель micro USB, который идет в комплекте с кассовым оборудованием. Кабель понадобится для каждого терминала, предназначенного для подключения. Установите драйвер и приступайте к настройке интеграции.

Алгоритм действий:

• подключите терминал к ККМ при помощи кабеля;
• зайдите в «Настройки» на кассе, выберите опцию «Оборудование», нажмите клавишу «Добавить банковский терминал»;
• выберите название вашего драйвера и «USB-устройство»;
• введите номер с дисплея терминала (ID терминала), остальные поля не заполняйте;
• НЕ СТАВЬТЕ галочку рядом с log on/off;
• нажмите клавишу «Применить», после этого нажмите «Закрыть»;
• выберите в кассе по умолчанию название установленного драйвера.

Онлайн-касса и терминал интегрированы с интернет-эквайрингом.

Какие проблемы могут возникнуть при подключении онлайн-кассы для ИП и ООО?

1. Проблема: самой частой проблемой бывает неопытность кассира, из-за которой чек с некорректными данными поступает на сервер ФНС. Если налоговики обнаружат несоответствие, последует штраф.

Решение: повысить квалификацию персонала можно в профильных сервисных центрах или ЦТО.

2. Проблема: обрыв кассовой ленты происходит из-за перепадов подачи электричества или в случае попадания мятого чека в печатающую систему.

Решение: профессиональный кассир устранит недочет в течение минуты и напечатает новый чек. Если дело в поломке принтера, обратитесь в обслуживающую компанию.

Какие бывают кассы и для каких видов деятельности они подходят?

Существует четыре варианта:

1. Фискальный регистратор для работы нуждается в подключении к компьютеру с программным обеспечением, поскольку не имеет дисплея и клавиатуры. Состоит из принтера чеков, накопителя и вычислительно-коммуникационного модуля. Может печатать на двух видах ленты, что сказывается на размерах аппарата. Все программные операции производятся посредством компьютера, поэтому располагает значительным объемом памяти. Подходит для масштабных торговых центров с большим ассортиментом и широким перечнем номенклатуры.
2. Автономная онлайн-касса – самый простой и мобильный вариант. Рассчитана на выездную торговлю, курьерскую доставку и реализацию мелкой розницы. Устройство работает по беспроводной сети, компактно, укомплектовано мощным аккумулятором, защищено от воздействия мороза и влаги. Если ваш бизнес основан на доставке, то это устройство – оптимальный выбор.
3. Облачная касса подойдет только интернет-магазинам, т.к. оплата осуществляется на сайте. Для этого необходимо подключиться к платежному сервису или составить с банком договор эквайринга. Одновременно может обслуживать несколько объектов в разных местах.
4. POS-система – комплекс интегрированного оборудования, работающего в единой системе. В составе могут быть весы, сканер, касса. Используется для обслуживания большого потока покупателей. Быстро обновляется, контролирует движение номенклатуры, может иметь дополнительные опции и расширения программы. Установить онлайн-кассу такой системы – отличное решение для торговых точек с большой проходимостью.

Отнеситесь серьезно к выбору устройства, подходящего именно для вашего типа бизнеса. Если оборудование выбрано неправильно, подключить онлайн-кассу и синхронизировать работу системы будет проблематично.

В чем отличие стационарных устройств от мобильных?

Единственная разница между двумя видами аппаратов – это локация. Мобильные аппараты питаются от аккумулятора и их можно везде брать с собой, некоторые модели можно поместить даже в карман.

Стационарная касса зависит от электрической розетки и поэтому должна быть расположена вблизи источника питания: в магазине, почтовом отделении, ресторане или офисе. Ее не перемещают и используют в супермаркетах с ассортиментом более 20000 единиц. К такому устройству подключают множество сопутствующего оборудования – монитор, пос-терминал, весы, денежный ящик, сканер, принтер и прочее. Именно поэтому настроить стационарную онлайн-кассу на порядок сложнее, чем мобильную.

Аренда или покупка?

При аренде подобные траты полностью исключены, поскольку при поломке предусмотрена бесплатная замена оборудования, первичная регистрация и перерегистрация устройства. Фактически, предприниматель получает большое количество бонусов и гарантий и сохраняет за собой право расторгнуть договор в любой момент.

Выбор фискального накопителя

ФН пришел на смену контрольной ленте и выполняет сразу несколько важных функций. Его назначение – фиксация, сохранение и передача в налоговую сведений обо всех финансовых операциях конкретного кассового устройства. В ФН проходит формирование кода и подписи чека для отправки оператору фискальных данных. Подключение онлайн-кассы без ФН невозможно. Приобретать ФН нужно у производителей, чьи данные включены в официальный реестр налоговой.

В комплектации кассового устройства накопитель есть далеко не всегда, в случае отсутствия его нужно приобретать отдельно. Каждый ФН имеет запрограммированный период действия, а его выбор зависит от особенностей и режима работы ИП. 

Основные правила покупки накопителя:

• для торговли подакцизными товарами подходят ФН на 13 и 15 месяцев действия;
• при применении специальных налоговых режимов нужно пользоваться ФН со сроком 36 месяцев;
• ИП, оказывающие услуги, должны иметь ФН на 36 месяцев;
• ИП, работающие автономно, могут пользоваться накопителем с любым сроком действия.

Примечание: правила использования ФН зависят от примененной вашей компанией системы налогообложения. Чтобы уточнить подробности конкретного случая, воспользуйтесь информацией с официального сайта ФНС.

Помимо срока службы ФН рассчитан на определенный объем памяти, который можно контролировать посредством сервисного меню или отслеживать по номеру чека. Когда период действия истекает, онлайн-касса предупредит – сообщение приходит двумя этапами: за месяц и за три дня до окончания. После извлечения просроченного накопителя, его придется хранить в течение 5 лет, т.к. данные могут быть востребованы налоговой службой.