НАЗАД К БЛОГУ
Приёмка товаров — это проверка полученных товаров на соответствие заказу: всё ли в порядке с их количеством, качеством, сроками годности, штрихкодами и маркировкой. А затем — регистрация в учётной системе, формирование приходных документов и размещение товаров на складе или в торговом зале.
От скорости и точности приёмки зависят дальнейшие складские процессы. А значит, продажи и прибыль компании. Если проводить приёмку вручную, каждый из этапов займёт несколько часов. Сэкономить время и снизить количество ошибок поможет автоматизация приёмки товара.
Типичные проблемы при ручной приёмке
При ручной приёмке данные зачастую вводят в спешке и стрессовой обстановке. Это приводит к потере времени и ресурсов.
Чаще всего ошибки возникают:
- В количестве товара. Могут быть расхождения между фактической поставкой и накладной.
- В штрихкодировании. Код может быть напечатан не того размера, размыт, истёрт. Дубликаты или ошибки структуры мешают правильно идентифицировать товар. Оператор может неправильно держать сканер, отсканировать неверный код (особенно если их несколько), выбрать не ту позицию или допустить опечатку при ручном вводе.
- В сроках годности. Критично для продуктов питания и лекарств.
- В документообороте. Корректировки периодически запаздывают, могут быть расхождения между учётной системой и фактическими поставками. Есть риск потери или повреждения документов.
- В ручном обновлении остатков и цен. Действия сотрудников в этом случае сложно контролировать. Отсутствует прозрачность процессов.
5 причин автоматизировать приёмку товаров
Переход на автоматизированную приёмку упрощает работу склада и магазина. Несмотря на то, что программные решения стоят денег, такое вложение оправдывается очень быстро. Автоматизация помогает:
- минимизировать ошибки по количеству, штрихкоду и срокам;
- проводить проверку в момент приёмки;
- сократить время приёмки;
- фиксировать действия сотрудников — можно сохранить каждое сканирование, получить прозрачность операций;
- моментально отправлять информацию в систему учёта;
- упростить работу с маркированным товаром.
Необходимое оборудование и программное обеспечение
Ключевые компоненты современных систем автоматизации:
Оборудование
- Терминалы сбора данных (ТСД) — мобильные устройства с Wi‑Fi или 3G/4G, предназначенные для сканирования штрихкодов и ввода данных при приёмке товара.
- Сканеры 2D‑штрихкодов — для считывания различных типов кодов, включая QR, DataMatrix, EAN/UPC.
- Принтеры этикеток — для печати недостающих или повреждённых штрихкодов.
- Весы с подключением к системе учёта — для приёмки весовых товаров.
Программное обеспечение
- Мобильные приложения и ПО для автоматизированной приёмки.
- Интеграция с WMS/ERP‑системами — обмен данными с учётной системой для передачи информации об остатках, ценах, приходных документах.
- Инструменты для работы с маркировкой — сканирование DataMatrix-кодов и сверка с системой Честный ЗНАК в реальном времени.
- WMS-системы для крупных складов — комплексные решения для автоматизации складских процессов, от приёмки до отгрузки товаров.
Процессные решения
- Интерактивные сценарии работы — система выводит на экраны терминалов, сканеров или планшетов пошаговые подсказки для операций при приёмке, размещении, комплектации и отгрузке товаров.
- Системы контроля качества приёмки — автоматическая проверка может включать контроль количества, состояния упаковки, серийных номеров и сроков годности. При обнаружении несоответствий система формирует уведомление, после чего либо корректирует данные, либо инициирует процесс возврата.
- Механизмы автоматического распределения — система заранее определяет оптимальные места хранения каждой товарной единицы с учётом её габаритов и характеристик.
Варианты автоматизации в зависимости от масштаба бизнеса
Для небольших магазинов достаточно мобильного приложения на смартфоне или ТСД с подключением по Wi‑Fi. Такой вариант прост в запуске, легко управляется и требует минимальных затрат.
Для средних торговых сетей оптимальным решением станет программное обеспечение с интеграцией в учётные системы и регуляторные платформы (ЕГАИС, Меркурий), а также использование WMS-систем для управления складскими процессами.
Для крупных складов и распределительных центров необходима комплексная автоматизация: внедрение WMS-систем с маршрутной логистикой, роботизация комплектации, интеграция с ERP- и MES-системами.
Кроме того, важно учитывать отраслевую специфику:
- для складов с продуктами питания нужен строгий контроль сроков годности;
- в фармацевтике ключевое значение имеет учёт маркировки и серий лекарств;
- в fashion-сегменте необходимо управление размерными рядами каждой товарной позиции.
Как внедрить автоматизированную приёмку
Процесс автоматизации склада включает несколько этапов.
- Анализ текущих бизнес‑процессов — оценка рабочего цикла, выявление узких мест при приёмке товара, определение ключевых показателей (процент ошибок, время сбора заказа).
- Разработка концепции — выбор оборудования и программного обеспечения, проектирование новых процессов, расчёт экономического эффекта.
- Подготовка инфраструктуры — настройка серверов и сетей, закупка оборудования, подготовка помещений.
- Подготовка справочников (номенклатура, уникальные SKU, штрихкоды, классификация товаров).
- Настройка обмена с учётной системой — автоматическая передача данных о приёмке, остатках и приходных документах.
- Обучение персонала — работа с терминалами, мобильным приложением, процедурой приёмки. Необходима как теоретическая подготовка, так и отработка на практике.
- Пилотный проект — запуск на небольшой части склада или в одном магазине, тестирование, выявление ошибок и корректировка процессов.
- Настройка отчётности и системы контроля — разработка отчётов, контроль складских операций, регистрация действий в системе учёта, мониторинг ключевых показателей и оптимизация процессов.
- Поддержка и развитие — обновление системы, масштабирование удачных решений.
Экономический эффект и окупаемость
Автоматизация приёмки и других бизнес-процессов приносит ощутимую финансовую выгоду.
Например, при ручной приёмке одной партии из 500 позиций задействуют двух сотрудников, весь процесс занимает 4–5 часов работы каждого. В сумме это 8–10 человеко-часов на одну поставку.
После внедрения автоматизации приёмка займёт всего 1,5–2 часа, её сможет выполнить один сотрудник. Это позволит сэкономить до 6–8 человеко-часов.
Если приёмка происходит ежедневно, ежемесячная экономия составит около 160 человеко-часов. При средней ставке работника склада в 350 рублей в час экономия на зарплате составит 56 000 рублей.
Дополнительно снижаются потери от ошибок и пересортицы — обычно это 1–2% от оборота склада. Для компании с оборотом 5 млн рублей в месяц это ещё 50 000–100 000 рублей экономии.
Средний срок окупаемости робота или системы автоматизации составляет от 3 до 9 месяцев.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие единой номенклатуры. Без стандартизированных SKU и штрихкодов, с неполными или неактуальными справочниками пересортица и ошибки при приёмке неизбежны.
- Неподготовленность сотрудников. При переходе на автоматизированную систему важны своевременное обучение, подробные инструкции и техническая поддержка.
- Несоблюдение требований по маркировке и прослеживаемости. Без подключения к государственным системам (например, ЕГАИС, Честный ЗНАК, Меркурий) можно получить штраф.
- Отсутствие интеграции с кассами. Мешает получать актуальные данные, снижает прозрачность и эффективность онлайн‑учёта.
- Усложнение процессов. Избыточный функционал без ясных задач может замедлить работу системы.
Чек-лист для автоматизации приёмки товаров
Перед началом работы проверьте:
- Подготовлены ли справочники: SKU, штрихкоды, классификация товаров.
- Закуплено ли подходящее оборудование: ТСД, сканеры, мобильные устройства.
- Настроена ли интеграция с учётной системой.
- Назначены ли ответственные за приёмку, контроль, отчётность.
- Проведено ли тестирование: пилот, проверка процессов, устранение ошибок.
Автоматизация процесса инвентаризации и приёмки товаров — реальное конкурентное преимущество. Она упрощает управление складом и помогает экономить время и деньги. С помощью простых решений — мобильных терминалов сбора данных и приложений для смартфона — автоматизация приёмки доступна даже малому бизнесу.
Значительно упростить автоматизацию бизнеса помогут решения от LIFE PAY. Мобильное приложение, интегрированное с облачной кассой, позволяет синхронизировать номенклатуру с учётной системой или CRM и работать с маркированными товарами. Так вы сможете снизить затраты на оборудование и повысить прозрачность всех складских операций.
