НАЗАД К БЛОГУ
В рознице каждая ошибка в учёте — это прямые потери. Недостачи, излишки, «зависшие» товары, ошибки в работе с маркировкой и просроченные накладные в ЕГАИС — всё это может стоить бизнесу денег и репутации.
Чтобы избежать этих проблем, важно подойти к выбору ПО системно. Мы подготовили 7 основных критериев, которые помогут ретейлерам оценить текущий софт и выбрать оптимальное решение на будущее.
Критерий 1. Интеграция с кассовым ПО
Когда касса и товароучётная система не синхронизированы, товары нужно списывать вручную. Это не только отнимает время, но и увеличивает риск ошибок: неправильно введённые данные искажают картину продаж, а бизнес теряет деньги на лишних закупках или упущенных продажах.
Что необходимо проверить при выборе системы:
- Реальную скорость обмена данными. Некоторые системы обновляют остатки каждые 15–30 минут, что может быть критично для розницы с высоким оборотом.
- Двустороннюю интеграцию. Важно, чтобы онлайн-касса была совместима с остальным ПО: получала актуальные цены и акции, передавала данные о продажах и возвратах.
- Стабильность при обрыве связи. В некоторых решениях офлайн-продажи не синхронизируются корректно, что приводит к расхождениям.
- Простоту настройки интеграции: можно ли настроить её собственными силами или нужно будет привлекать сторонних специалистов.
Интеграция LIFE PAY + Контур.Маркет — мгновенный обмен данными между кассой и учётной системой:
— Цены, акции и остатки обновляются в режиме реального времени, без задержек.
— Продажи и возвраты автоматически передаются в учётную систему, исключая ошибки ручного ввода.
— Простая настройка без программиста — подключение за несколько минут.
Узнать больше
Критерий 2. Скорость приёмки товаров
Каждая лишняя минута на приёмке — это задержка запуска товара в продажу. Если процесс медленный, особенно при большом объёме поставок, бизнес теряет оборот.
Помимо скорости, учитывайте:
- Автопроверку данных. Система должна сразу подсвечивать расхождения по количеству, цене и кодам маркировки.
- Гибкость работы с документами: поддержка ЭДО, массового сканирования, загрузки накладных из Excel или через API.
- Работу с возвратами и пересортицей прямо в процессе приёмки, чтобы не заводить отдельные акты вручную.
- Интеграцию с терминалами сбора данных или мобильными приложениями для сканирования штрихкодов.
Критерий 3. Работа с маркированными товарами и ЕГАИС
Алкоголь, табачная продукция, лекарства, молочная продукция — эти и другие категории товаров требуют обязательной маркировки и строгого учёта. Ошибки в передаче данных в системе Честный ЗНАК или ЕГАИС могут привести к штрафам и даже отзыву лицензии на продажу алкоголя.
Вопросы для выбора системы:
- Есть ли интеграция с ЕГАИС, отправка отчётности в ФСРАР.
- Поддерживает ли система все виды учёта маркировки: объёмно-сортовой и поштучный, разрешительный режим.
- Обновляется ли система под новые требования законодательства.
- Есть ли интеграция с операторами ЭДО для передачи электронных УПД в Честный ЗН
Важно: Обязательно выясните, регулярно ли обновляют систему. Требования закона меняются. Например, в 2024 году ввели обязательное порционное списание алкоголя для баров, а с ноября 2026 года нужно будет выводить из оборота через кассу маркированные консервы. Системы товароучёта должны адаптироваться к нововведениям.
Критерий 4. Аналитические возможности
Без аналитики учёт превращается в «складскую бухгалтерию». Чтобы зарабатывать больше, важно понимать, что продаётся лучше всего, что зависает на полках, и когда нужно делать закупки.
Что стоит искать в системе:
- ABC-анализ для оценки прибыльности категорий.
- Прогнозы продаж по товарам и категориям.
- Детальные отчёты по торговой точке, кассирам, сменам.
- Выгрузку в Excel, интеграцию с CRM.
Критерий 5. Техподдержка и обучение
Даже лучший софт не принесёт пользы, если сотрудники не умеют им пользоваться, а при сбое нужно ждать ответа неделями.
Что должно быть у идеального решения:
- Поддержка 24/7 по нескольким каналам связи.
- Обучающие материалы (видео, статьи, база знаний).
- Возможность выезда специалиста или удалённой настройки.
Критерий 6. Масштабируемость
Система должна расти вместе с бизнесом: от одного магазина до сети из десятков торговых точек. Частая ошибка ― выбор дешёвой системы «на один магазин», которую потом невозможно масштабировать без полной миграции на другое ПО — с потерей данных, затратами на новое оборудование и переобучение сотрудников.
Что нужно проверить:
- Централизованный учёт остатков по всем точкам.
- Массовое обновление цен и акций во всех торговых точках за один клик, без ручного ввода на каждой кассе.
- Возможность внутренних перемещений между складами и магазинами с автоматическим отражением в учёте.
- Легкое подключение новых магазинов без отдельного долгого внедрения.
- Настройка прав доступа для сотрудников: продавец видит только свой магазин, менеджер — группу магазинов, директор — сеть.
Критерий 7. Стоимость владения
Низкая цена лицензии может обернуться большими затратами на интеграцию, поддержку или дополнительное ПО, например для работы с маркированными товарами. В итоге затраты на систему за пару лет окажутся выше, чем у более дорогого изначально, но комплексного решения.
Что учитывать:
- Стоимость внедрения и интеграции: иногда она выше самой лицензии или подписки.
- Цена обновлений и расширений. У одних поставщиков они входят в тариф, у других — оплачиваются отдельно, что при регулярных изменениях законодательства может стать серьёзной статьёй расходов.
- Тарифы на техподдержку. Круглосуточная помощь часто стоит дороже, но может спасти продажи в выходной.
- Совместимость с оборудованием. Несовместимость с вашими сканерами, онлайн-кассами или ТСД приведёт к покупке нового оборудования.
- Скрытые ограничения. Некоторые системы ограничивают количество артикулов в каталоге, пользователей или касс — для расширения придётся доплачивать.
Совет эксперта: На этапе выбора ПО рассчитайте стоимость владения минимум на 1–3 года: подписка или лицензия, техподдержка, доработки под собственные бизнес-процессы, покупка совместимого оборудования. Это поможет понять, действительно ли решение будет выгодным в долгосрочной перспективе.
Сравнительная таблица решений на рынке
На рынке представлено множество решений для автоматизации розничной торговли — от простых кассовых приложений до комплексных облачных систем с расширенной аналитикой, интеграцией с онлайн-продажами и поддержкой маркировки. Ниже мы сравнили несколько популярных программ, чтобы было проще выбрать подходящий инструмент для вашего бизнеса.
| Характеристика | Контур.Маркет + LIFE PAY | 1С:Розница | МойСклад |
| Тип системы | Облачная | Облачная или локальная (в зависимости от версии), есть облачная версия «1С:Розница Фреш» | Облачная |
| Интеграция с кассовым ПО | Полная интеграция с онлайн-кассами LIFE PAY, автоматическая синхронизация остатков. Интеграция с мобильными кассами | Подключение фискальных регистраторов, смарт-терминалов, онлайн-касс | Подключение фискальных регистраторов, смарт-терминалов. Поддержка офлайн-режима |
| Работа с маркировкой и ЕГАИС | Поддержка всех госсистем в одном окне: ЕГАИС, Честный ЗНАК, автообновление под законодательство | Поддержка системы Честный ЗНАК, интеграция с ЕГАИС | Поддержка системы Честный ЗНАК, интеграция с ЕГАИС |
| Аналитика | ABC-анализ, отчёт по прибыли по точкам, контроль оборачиваемости | Продажи, возвраты, прибыль, рентабельность, эффективность акций. Анализ по магазинам, кассам, товарам, сотрудникам | Отчёты по продажам, остаткам, обороту, прибыли и убыткам, рентабельности, движению денег. Анализ по товарам, контрагентам, сотрудникам |
| Техподдержка и обучение | 24/7 (телефон, чат, email), видеоуроки, индивидуальные консультации, удалённая и выездная настройка | Поддержка через партнёров 1С, онлайн-курсы, документация | 24/7 (телефон, чат, email), помощь в настройке, видеоуроки |
| Масштабируемость | Подходит для розничной сети любого размера, быстрый запуск новых точек | Для отдельного магазина и розничной сети, интеграция с «1С:Управление нашей фирмой» и другими продуктами 1С для централизованного управления | Для одного магазина или сети, интеграция с интернет-магазинами и маркетплейсами, мобильное приложение для управления точками |
| Загрузка накладных | Фото, Excel, ЭДО (моментальное проведение) | Ручной ввод, импорт из Excel, ЭДО | Ручной ввод, импорт из Excel, ЭДО |
| Интерфейс | Простая система | Может потребоваться обучение | Простая система |
| Стоимость владения | Подписка, без затрат на сервер | Лицензия (базовая, ПРОФ, облачная версия). Некоторые функции и интеграции требуют покупки дополнительных модулей | Подписка, без затрат на сервер. Некоторые модули нужно покупать отдельно |
Все три решения подходят для автоматизации розничной торговли, но фокусируются на разных задачах и типах пользователей:
- Контур.Маркет + LIFE PAY — оптимальный выбор для быстрого старта и работы «из коробки», особенно для малого и среднего бизнеса без сложных интеграций.
- 1С:Розница — мощная и гибкая система, которая лучше всего подойдет компаниям с разветвлённой сетью, сложным учётом и потребностью в доработках под собственные процессы.
- МойСклад — универсальное облачное решение для тех, кто совмещает офлайн- и онлайн-продажи, работает с маркетплейсами.
Чек-лист для оценки текущей системы учёта
Перед тем как внедрять новую систему, проверьте, насколько эффективно работает текущая. Этот список поможет выявить слабые места и понять, что нужно улучшить:
Интеграция с кассой
- Продажи и остатки синхронизируются в режиме реального времени.
- Данные корректно передаются при работе офлайн.
Приёмка товаров
- Поддерживается загрузка накладных из ЭДО, Excel и по фото.
- Есть автоматическая проверка расхождений по количеству и цене.
Маркировка и ЕГАИС
- Поддерживаются все необходимые категории маркированных товаров.
- Система регулярно обновляется под изменения законодательства.
Аналитика
- Доступны отчёты по прибыльности категорий, продажам и кассирам.
- Реализован ABC-анализ и прогнозы продаж.
Техподдержка и обучение
- Круглосуточная поддержка доступна по нескольким каналам.
- Есть обучающие материалы и возможность быстрого обучения сотрудников.
Масштабируемость
- Новые точки подключаются без длительного внедрения.
- Управление ценами и остатками централизовано.
Стоимость владения
- Все ключевые функции включены в тариф.
- Отсутствуют скрытые затраты на модули, интеграции и обновления.
Совет: если на большинство пунктов вы ответили «нет» или «не уверен», стоит задуматься о смене системы — иначе вы рискуете потратить время и деньги впустую.
Правильная система товарного учёта ускоряет работу, снижает ошибки и даёт управленцам точные данные для роста бизнеса. Выбирайте решение, которое не только закрывает текущие задачи, но и готово масштабироваться вместе с вашим бизнесом.
