НАЗАД К БЛОГУ
Инвентаризация товаров нужна, чтобы выяснить, сколько товаров и других ценностей находится на складе или в магазине и совпадает ли это количество с указанным в документах и учётной программе.
Основные цели инвентаризации
Инвентаризация помогает обнаружить недостачу или излишек товара в магазине и отразить их в учёте, проверить, не повреждено ли имущество, снизить количество ошибок в документах. Регулярные проверки уменьшают убытки и помогают вовремя находить проблемы.
По закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 11) все организации обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчётности. Кроме того, проверка необходима, если:
- изменился материально ответственный за товары на складе,
- обнаружена порча или кража имущества,
- произошла авария или стихийное бедствие,
- её требует провести полиция или налоговая инспекция.
Проведение инвентаризации в магазине решает несколько задач:
- позволяет проверить наличие на складе товаров, сырья, готовой продукции и других материальных ценностей;
- помогает найти излишки или недостачу товаров;
- повышает точность бухгалтерского и складского учёта за счёт устранения этих расхождений;
- защищает от хищения или нецелевого использования товарно-материальных ценностей.
Методы инвентаризации товаров
В зависимости от масштабов бизнеса, конкретной задачи и специфики товарооборота применяют разные виды инвентаризации: от выборочной проверки отдельных категорий до полного пересчёта всех запасов.
Полная инвентаризация
Полная (или сплошная) инвентаризация — полный пересчёт товаров и активов предприятия. Это трудоёмкий метод, который требует приостановки всех операций на складе и может занимать несколько дней. Но такая инвентаризация товаров в магазине поможет выявить системные ошибки в учёте остатков.
Полную инвентаризацию проводят:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- во время ликвидации, продажи или реорганизации компании;
- после ограбления или стихийного бедствия;
- при передаче имущества предприятия в аренду.
Пошаговая инструкция и порядок проведения:
- Издать приказ, об инвентаризации по форме ИНВ-22, подготовить ведомости для сравнения, инвентаризационные описи, перечень активов предприятия.
- Сформировать комиссию. Это могут быть представители администрации организации, бухгалтер, технические специалисты. Состав комиссии определяется руководителем организации.
- Провести инвентаризацию товаров на складе и в торговых залах.
- Сравнить реальные остатки с зафиксированными в учётной программе.
- Оформить документы: инвентаризационные ведомости и акты.
Выборочная инвентаризация
Во время выборочной инвентаризации проверяют определённый участок склада или отдельные категории товаров. Такую проверку можно провести за несколько часов, она меньше нагружает персонал и помогает регулярно контролировать ключевые позиции.
Но данный метод не даёт полного представления о положении дел на складе, поэтому есть риск упустить проблемы в непроверенных зонах.
Выборочная инвентаризация нужна при подозрении на мелкие кражи, а также чтобы контролировать товары с высоким оборотом.
Циклическая инвентаризация
Этот метод предполагает постепенную проверку товаров по категориям или зонам хранения. Такую инвентаризацию проводят по графику, например раз в месяц или квартал. Она позволяет равномерно нагружать персонал и облегчает управление торговлей. Такая проверка даёт возможность контролировать количество товаров, не останавливая работу склада. Но эта система требует чёткого планирования, особенно если торговля идёт быстро и остатки часто изменяются.
Циклическую инвентаризацию удобно использовать для розничной торговли, где нужен постоянный контроль товарооборота, а также на крупных складах с большим ассортиментом и производствах с сезонными колебаниями запасов.
Оптимальные сроки проведения инвентаризации
Сроки и правила проведения инвентаризации устанавливаются законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Федеральным стандартом бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», а также положением по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и методикой учёта сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания, утверждённой Роскомторгом 12.08.1994 № 1-1098/32-2.
Основные сроки:
- Годовая инвентаризация обязательна для всех организаций перед составлением годовой отчётности. Её проводят в период с 1 октября по 31 декабря.
- Квартальная рекомендуется для скоропортящихся товаров и предприятий с высоким оборотом, а также в торговых компаниях и на предприятиях общественного питания, где остатки требуют частого и тщательного контроля.
- Ежемесячная нужна для высоколиквидных или дорогостоящих позиций, таких как электроника или ювелирные изделия.
- Сезонные инвентаризации проводят либо перед началом сезона (например, в сельском хозяйстве перед посевной), либо после его окончания (например, в розничном магазине — после распродажи летнего или зимнего ассортимента).
- Внеплановые инвентаризации при смене материально ответственного лица проводят в день передачи ценностей, а при ликвидации предприятия — до начала процедуры банкротства или закрытия.
- При обнаружении порчи или хищения — в день обнаружения проблемы.
- Основные средства производства нужно проверять раз в три года, библиотечные фонды — раз в пять лет.
- Товары на складах — не реже одного раза в год. А в розничной торговле — минимум два раза в год.
- На предприятиях общественного питания необходимо раз в квартал проверять кладовые, два раза в квартал — буфеты и раз в месяц — кухни.
Автоматизация процесса инвентаризации
Увеличить точность учёта товаров помогают специальные программы для инвентаризации.
Современные инструменты автоматизации
- Сканеры штрихкодов и мобильные терминалы считывают данные без ручного ввода и быстро передают информацию об остатках в систему учёта.
- RFID-технология, то есть радиочастотная идентификация (до 1000 меток в секунду), поможет автоматически определить наличие товара даже без визуального доступа.
- Облачные системы (1С, SAP, WMS) дают возможность интеграции бухгалтерии со складом в режиме реального времени. Данные о приёме, отгрузке, остатках и инвентаризации хранятся на единой платформе.
Преимущества автоматизации
Таким образом, программа для автоматизации товара помогает:
- минимизировать человеческий фактор;
- увеличить скорость обработки информации в 3–5 раз за счёт автоматического заполнения форм;
- улучшить качество данных благодаря обновлению отчётов, аналитики и информации о запасах товаров в режиме реального времени;
- быстро находить проблемные зоны.
Как автоматизировать инвентаризацию: пошаговая инструкция
Этап 1: Выбор подходящего программного решения. Существует несколько WMS и ERP-систем с модулями для инвентаризации, поддержкой сканирования штрихкодов и RFID и возможностью онлайн-доступа.
Этап 2: Подготовка оборудования и обучение персонала. Необходимо закупить нужное количество сканеров, терминалов и RFID-меток. А затем — провести для персонала тренинги по работе с новыми системами и программным обеспечением.
Этап 3: Проведение пилотной инвентаризации. На небольшом участке склада нужно провести тестовую проверку, проанализировать ошибки и время, потраченное на работу. Далее — откорректировать действия на основании этой информации.
Этап 4: Масштабирование и интеграция с текущими системами учёта. После успешной пилотной фазы нужно развернуть систему на всех складах и филиалах сети и интегрировать её с ERP, бухгалтерией и логистикой.
Типичные ошибки при инвентаризации и как их избежать
Самые частые ошибки планирования и подготовки:
- отсутствие чётких сроков инвентаризации;
- неучтённые из-за отсутствия маркировки товары;
- слишком частые (или, наоборот, слишком редкие) проверки;
- проблемы с организацией пломбировки складов.
Можно встретить неточности и в оформлении документов. Как правило, это непроведённые расходные и приходные бумаги, ошибки в ведомостях (например, неправильные единицы измерения) и некорректное списание недостач, не учитывающее естественную убыль.
Чтобы увеличить эффективность инвентаризации, нужно:
- Выбрать разумную периодичность. Слишком частые проверки перегружают персонал, а слишком редкие — увеличивают риск накопления расхождений.
- Утвердить график инвентаризации и внести его в учётную политику.
- Промаркировать все товары (штрихкод, артикул, название): неучтённые товары сложно зафиксировать, это создаёт ошибки в итогах.
- Опломбировать склад или его участок перед началом проверки, чтобы предотвратить движение товаров во время подсчёта.
- Следить за правильностью оформления документов. Все накладные на момент начала инвентаризации должны быть учтены. Особое внимание — движению товаров за день до проверки. Товары, поступившие на склад, но ещё не внесённые в систему, могут быть ошибочно посчитаны как излишки. А уже списанные, но физически остающиеся на складе, — как недостача.
- Подобрать сканеры, терминалы и удобные программы для инвентаризации и постепенно автоматизировать этот процесс.
- Тщательно обучать персонал работе с оборудованием.
- Периодически проводить внеплановые выборочные проверки.
Инвентаризация — важная часть работы любого производства, склада или магазина. Она помогает находить расхождения между фактическими остатками товаров и данными, которые хранятся в системе, и существенно упрощает работу.
Важные правила, которые делают инвентаризацию эффективной:
- Необходимо проводить учёт по заранее утверждённому графику.
- Все товары должны быть промаркированы, а документы по их движению — актуализированы.
Инвентаризация — не просто формальность, а ключевой инструмент для управления запасами. Чтобы процесс был действительно полезным, важно соблюдать чёткий график проверок, маркировать товары и правильно оформлять документы. А главное — автоматизировать все рутинные операции. Команда LIFE PAY поможет вам перейти на новый уровень учёта: от подбора кассового оборудования до настройки программного обеспечения. Автоматическое списание товаров при продаже, синхронизация данных со складом и отчётность в режиме реального времени помогут вам минимизировать ошибки, сократить трудозатраты и держать бизнес под контролем.
