Инвентаризация товаров: методы, сроки, автоматизация

Инвентаризация товаров нужна, чтобы выяснить, сколько товаров и других ценностей находится на складе или в магазине и совпадает ли это количество с указанным в документах и учётной программе. 

Основные цели инвентаризации

Инвентаризация помогает обнаружить недостачу или излишек товара в магазине и отразить их в учёте, проверить, не повреждено ли имущество, снизить количество ошибок в документах. Регулярные проверки уменьшают убытки и помогают вовремя находить проблемы.

По закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 11) все организации обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчётности. Кроме того, проверка необходима, если:

• изменился материально ответственный за товары на складе,
• обнаружена порча или кража имущества,
• произошла авария или стихийное бедствие,
• её требует провести полиция или налоговая инспекция.
  

Проведение инвентаризации в магазине решает несколько задач:

• позволяет проверить наличие на складе товаров, сырья, готовой продукции и других материальных ценностей;
• помогает найти излишки или недостачу товаров;
• повышает точность бухгалтерского и складского учёта за счёт устранения этих расхождений;
• защищает от хищения или нецелевого использования товарно-материальных ценностей.

Методы инвентаризации товаров

В зависимости от масштабов бизнеса, конкретной задачи и специфики товарооборота применяют разные виды инвентаризации: от выборочной проверки отдельных категорий до полного пересчёта всех запасов.

Полная инвентаризация

Полная (или сплошная) инвентаризация — полный пересчёт товаров и активов предприятия. Это трудоёмкий метод, который требует приостановки всех операций на складе и может занимать несколько дней. Но такая инвентаризация товаров в магазине поможет выявить системные ошибки в учёте остатков.

Полную инвентаризацию проводят:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• во время ликвидации, продажи или реорганизации компании;
• после ограбления или стихийного бедствия;
• при передаче имущества предприятия в аренду.

Пошаговая инструкция и порядок проведения:

1. Издать приказ, об инвентаризации по форме ИНВ-22, подготовить ведомости для сравнения, инвентаризационные описи, перечень активов предприятия.
2. Сформировать комиссию. Это могут быть представители администрации организации, бухгалтер, технические специалисты. Состав комиссии определяется руководителем организации.
3. Провести инвентаризацию товаров на складе и в торговых залах.
4. Сравнить реальные остатки с зафиксированными в учётной программе.
5. Оформить документы: инвентаризационные ведомости и акты.

Выборочная инвентаризация

Во время выборочной инвентаризации проверяют определённый участок склада или отдельные категории товаров. Такую проверку можно провести за несколько часов, она меньше нагружает персонал и помогает регулярно контролировать ключевые позиции. 

Но данный метод не даёт полного представления о положении дел на складе, поэтому есть риск упустить проблемы в непроверенных зонах.

Выборочная инвентаризация нужна при подозрении на мелкие кражи, а также чтобы контролировать товары с высоким оборотом.

Циклическая инвентаризация

Этот метод предполагает постепенную проверку товаров по категориям или зонам хранения. Такую инвентаризацию проводят по графику, например раз в месяц или квартал. Она позволяет равномерно нагружать персонал и облегчает управление торговлей. Такая проверка даёт возможность контролировать количество товаров, не останавливая работу склада. Но эта система требует чёткого планирования, особенно если торговля идёт быстро и остатки часто изменяются.

Циклическую инвентаризацию удобно использовать для розничной торговли, где нужен постоянный контроль товарооборота, а также на крупных складах с большим ассортиментом и производствах с сезонными колебаниями запасов.

Оптимальные сроки проведения инвентаризации

Сроки и правила проведения инвентаризации устанавливаются законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Федеральным стандартом бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», а также положением по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и методикой учёта сырья, товаров и производства в предприятиях массового питания, утверждённой Роскомторгом 12.08.1994 № 1-1098/32-2.

Основные сроки:

• Годовая инвентаризация обязательна для всех организаций перед составлением годовой отчётности. Её проводят в период с 1 октября по 31 декабря.
• Квартальная рекомендуется для скоропортящихся товаров и предприятий с высоким оборотом, а также в торговых компаниях и на предприятиях общественного питания, где остатки требуют частого и тщательного контроля.
• Ежемесячная нужна для высоколиквидных или дорогостоящих позиций, таких как электроника или ювелирные изделия.
• Сезонные инвентаризации проводят либо перед началом сезона (например, в сельском хозяйстве перед посевной), либо после его окончания (например, в розничном магазине — после распродажи летнего или зимнего ассортимента).
• Внеплановые инвентаризации при смене материально ответственного лица проводят в день передачи ценностей, а при ликвидации предприятия — до начала процедуры банкротства или закрытия.
• При обнаружении порчи или хищения — в день обнаружения проблемы.
• Основные средства производства нужно проверять раз в три года, библиотечные фонды — раз в пять лет.
• Товары на складах — не реже одного раза в год. А в розничной торговле — минимум два раза в год.
• На предприятиях общественного питания необходимо раз в квартал проверять кладовые, два раза в квартал — буфеты и раз в месяц — кухни.

Автоматизация процесса инвентаризации

Увеличить точность учёта товаров помогают специальные программы для инвентаризации.

Современные инструменты автоматизации

1. Сканеры штрихкодов и мобильные терминалы считывают данные без ручного ввода и быстро передают информацию об остатках в систему учёта.
2. RFID-технология, то есть радиочастотная идентификация (до 1000 меток в секунду), поможет автоматически определить наличие товара даже без визуального доступа.
3. Облачные системы (1С, SAP, WMS) дают возможность интеграции бухгалтерии со складом в режиме реального времени. Данные о приёме, отгрузке, остатках и инвентаризации хранятся на единой платформе.

Преимущества автоматизации

Таким образом, программа для автоматизации товара помогает:

• минимизировать человеческий фактор;
• увеличить скорость обработки информации в 3–5 раз за счёт автоматического заполнения форм;
• улучшить качество данных благодаря обновлению отчётов, аналитики и информации о запасах товаров в режиме реального времени;
• быстро находить проблемные зоны.

Как автоматизировать инвентаризацию: пошаговая инструкция

Этап 1: Выбор подходящего программного решения. Существует несколько WMS и ERP-систем с модулями для инвентаризации, поддержкой сканирования штрихкодов и RFID и возможностью онлайн-доступа.

Этап 2: Подготовка оборудования и обучение персонала. Необходимо закупить нужное количество сканеров, терминалов и RFID-меток. А затем — провести для персонала тренинги по работе с новыми системами и программным обеспечением.

Этап 3: Проведение пилотной инвентаризации. На небольшом участке склада нужно провести тестовую проверку, проанализировать ошибки и время, потраченное на работу. Далее — откорректировать действия на основании этой информации.

Этап 4: Масштабирование и интеграция с текущими системами учёта. После успешной пилотной фазы нужно развернуть систему на всех складах и филиалах сети и интегрировать её с ERP, бухгалтерией и логистикой.

Типичные ошибки при инвентаризации и как их избежать

Самые частые ошибки планирования и подготовки:

• отсутствие чётких сроков инвентаризации;
• неучтённые из-за отсутствия маркировки товары;
• слишком частые (или, наоборот, слишком редкие) проверки;
• проблемы с организацией пломбировки складов. 

Можно встретить неточности и в оформлении документов. Как правило, это непроведённые расходные и приходные бумаги, ошибки в ведомостях (например, неправильные единицы измерения) и некорректное списание недостач, не учитывающее естественную убыль.

Чтобы увеличить эффективность инвентаризации, нужно:

• Выбрать разумную периодичность. Слишком частые проверки перегружают персонал, а слишком редкие — увеличивают риск накопления расхождений.
• Утвердить график инвентаризации и внести его в учётную политику.
• Промаркировать все товары (штрихкод, артикул, название): неучтённые товары сложно зафиксировать, это создаёт ошибки в итогах.
• Опломбировать склад или его участок перед началом проверки, чтобы предотвратить движение товаров во время подсчёта.
• Следить за правильностью оформления документов. Все накладные на момент начала инвентаризации должны быть учтены. Особое внимание — движению товаров за день до проверки. Товары, поступившие на склад, но ещё не внесённые в систему, могут быть ошибочно посчитаны как излишки. А уже списанные, но физически остающиеся на складе, — как недостача.
• Подобрать сканеры, терминалы и удобные программы для инвентаризации и постепенно автоматизировать этот процесс.
• Тщательно обучать персонал работе с оборудованием.
• Периодически проводить внеплановые выборочные проверки.
  

Инвентаризация — важная часть работы любого производства, склада или магазина. Она помогает находить расхождения между фактическими остатками товаров и данными, которые хранятся в системе, и существенно упрощает работу.

Важные правила, которые делают инвентаризацию эффективной:

• Необходимо проводить учёт по заранее утверждённому графику.
• Все товары должны быть промаркированы, а документы по их движению — актуализированы.

Инвентаризация — не просто формальность, а ключевой инструмент для управления запасами. Чтобы процесс был действительно полезным, важно соблюдать чёткий график проверок, маркировать товары и правильно оформлять документы. А главное — автоматизировать все рутинные операции. Команда LIFE PAY поможет вам перейти на новый уровень учёта: от подбора кассового оборудования до настройки программного обеспечения. Автоматическое списание товаров при продаже, синхронизация данных со складом и отчётность в режиме реального времени помогут вам минимизировать ошибки, сократить трудозатраты и держать бизнес под контролем.