НАЗАД К БЛОГУТурагенты часто ведут бизнес удаленно: путешествуют с туристами по России и за границу, исследуют новые маршруты, кто-то и вовсе постоянно живет за рубежом.
Работать удаленно турагентам помогают разные программы. Например, U-ON. Travel — CRM-система для туристического бизнеса и LIFE PAY — платежно-кассовый сервис.
U-ON и LIFE PAY провели совместное исследование среди своей аудитории и выяснили — семь из десяти турагентов много путешествуют, работают через интернет и не имеют офисов. А те, у кого есть точки продаж, все равно часть заявок на туры принимают онлайн.
Исследование выявило и ряд проблем. Несмотря на популярность удаленной работы, не все турагенты понимают, как организовать и контролировать свой бизнес дистанционно. Например, какую выбрать кассу для турагентства? Или как вести удаленный прием оплаты от клиентов из-за рубежа? У турагентов возникает множество подобных вопросов. В этой статье постараемся на них ответить и рассказать, как организовать бизнес-процессы в туристическом бизнесе онлайн.
Проблемы турагентств
Турагенты, работая с клиентами онлайн, сталкиваются с целым рядом трудностей:
- как организовать турбизнес удаленно в режиме «одного окна»;
- как дистанционно фискализировать продажи и принимать оплату по закону;
- как проводить сделки в поездках, сократить комиссию за эквайринг для турагентства;
- как управлять бизнесом, сотрудниками и вести учет на удаленке.
Организация турбизнеса онлайн в режиме «одного окна»
Проблема
Вести бизнес-процессы турагентства удаленно сейчас не составляет труда, для этого существует множество разных сервисов. Однако возникает проблема — этих программ слишком много, и они не связаны друг с другом. Турагенту приходится общаться с клиентами через разные каналы связи: мессенджеры, по телефону, через электронную почту, соцсети, бронировать туры на одних площадках, выставлять счета в других, отслеживать оплату в личном кабинете банка и т.д. Переключение между окнами, нестыковка в данных отнимает много времени и приводит к ошибкам при ручном заполнении.
Решение
Автоматизация бизнес-процессов в «одном окне». Разработка решения с нуля будет стоить недешево, но есть готовый сервис — специализированная CRM для турагентов U-ON.Travel. Она позволяет вести все бизнес-процессы в одной программе. Для этого нужен только выход в интернет.
Предприниматели выделяют целый ряд преимуществ U-ON.Travel:
- ведение переговоров с клиентом через интернет, проведение сделок онлайн;
- возможность интеграции с другими системами;
- подключение облачной онлайн-кассы, отсутствие необходимости брать физический аппарат с собой в другой город или страну;
- контроль подключения и работы кассы онлайн;
- прием оплаты через мессенджеры без сайта, с помощью платежных ссылок;
- понятный интерфейс, работа с оповещениями;
- быстрое бронирование через интеграцию с Qui-Quo;
- возможность работать в одном окне;
- автообновление фингарантий;
- отслеживание аналитики продаж удаленно;
- техподдержка;
- отслеживание работы сотрудников.
По мнению респондентов, U-ON – самая распространенная и современная CRM-система для туристических агентств
Фискализация и прием оплат удаленно
Проблема
При предоставлении услуг онлайн важно принимать оплату и фискализировать продажи в соответствии с законом ФЗ-54. Где бы турагент не находился, информация о кассовых транзакциях должна поступать в ФНС, а клиент должен получать после оплаты чек в электронном виде. Иначе на турагентство могут наложить штраф.
Турагенты боятся, что не смогут работать с кассой удаленно, поэтому откладывают поездки или нарушают — выписывают чеки через несколько дней после оплаты. Не все знают, что не обязательно брать с собой в другой город или страну физическую кассу.
Сложности, с которыми турагенты сталкиваются при работе с кассами
Решение
Чтобы работать удаленно, достаточно подключить облачную онлайн-кассу LIFE PAY.
Турагенты рассказали, почему им удобно использовать облачную онлайн-кассу для турагентства от LIFE PAY
Преимущества облачной кассы LIFE PAY
- соблюдаются все требования действующего законодательства для онлайн-торговли;
- можно взять в аренду с помесячной оплатой или почековым тарифом;
- находится в Центре обработки данных (ЦОД) LIFE PAY, поэтому ее не нужно возить с собой, она доступна удаленно, а за техническим состоянием следят инженеры ЦОДа;
- если аренда не подходит, кассу можно купить и установить дома;
- есть личный кабинет компании, чтобы удаленно контролировать транзакции и работу сотрудников;
- можно настроить интеграцию между программами и дополнительно получать информацию в учетную систему компании;
- после оплаты клиенту приходит электронный чек в SMS или на электронную почту;
- облачную онлайн-кассу LIFE PAY можно использовать как многоканальную, для продаж одновременно в интернете и в точке продаж;
- собственная техническая техподдержка LIFE PAY всегда на связи.
Высокая комиссия за эквайринг
Проблема
Рентабельность турбизнеса невысокая, а оплата эквайринга — это дополнительная финансовая нагрузка, особенно, если клиент покупает дорогостоящий тур.
Исследование выявило, что самые популярные способы приема платежей — интернет-эквайринг (ИЭ) и Система быстрых платежей (СБП). 33,3% респондентов используют ИЭ по платежной ссылке. Оплату через СБП принимают 13% опрошенных.
Турагенты назвали основные способы приема оплаты
Решение
Система быстрых платежей. Это способ оплаты, который позволяет сэкономить на комиссии за переводы.
СБП имеет ряд преимуществ по сравнению с интернет-эквайрингом:
- комиссия меньше, чем при использовании ИЭ. Например, средняя комиссия по эквайрингу от 1,5% до 2,5%, а по СБП — 0,7%, но не более 1 500 рублей;
- средства поступают на счет в тот же день. Это очень важно, потому что после подтверждения тура нужно быстрее перевести оплату оператору. Цена путевки фиксируется в долларах или евро, а ее стоимость переводят туроператору в рублях, исходя из курса валюты, который может в любой момент измениться и не в пользу агента;
- в отличие от эквайринга, оплата приходит в любой день недели, в том числе в выходные;
- направить платежную ссылку клиенту можно прямо в мессенджер. При таком способе оплаты не нужно иметь сайт.
СБП может полностью заменить интернет-эквайринг для турагентства.
Кейс: Как в московском турагентстве продают туры с комиссией по СБП 0.15%
Как управлять бизнесом и вести учет на удаленке
Проблема
Любая предпринимательская деятельность требует много внимания, и турбизнес — не исключение. Если вы решите уехать в командировку, не ставить же его на паузу. Бизнес надо как-то контролировать, анализировать продажи и эффективность работы сотрудников.
Решение
Следить за бизнесом удаленно, формировать документы и вести учет продаж можно через ЛК U-ON.Travel
Детальные отчеты по транзакциям можно формировать и выгружать в личном кабинете платежно-кассового сервиса LIFE PAY
Все инструменты для удаленной работы турагентов — в ЛК U-ON.Travel
В ЛК U-ON.Travel для турагентов собраны все инструменты, чтобы можно было вести бизнес удаленно в «одном окне»: прием заявок от клиентов, выставление и отправка онлайн-счета, заключение договора, фискализация и прием платежей, бронирование тура.
Рассмотрим подробно, как происходит онлайн-процесс продажи тура через U-ON.Travel.
Заключение договора удаленно
Поступление заявки
Заявка поступает в U-ON.Travel с сайта турагентства. Номер телефона и имя клиента отображаются в разделе «Обращение». Здесь же менеджер вносит пожелания туриста и итоги переговоров. Внесение комментариев в обращение U-ON.Travel позволяет общаться с клиентами через IP-телефонию, соцсети, мессенджеры, электронную почту или SMS.
История общения с клиентом позволяет быстро понять, какие у него предпочтения.
На основе пожеланий клиента в CRM-системе через встроенный поисковик Qui-Quo можно быстро сделать релевантную подборку предложений
Заключение договора
Если турист определился с покупкой, можно заключить сделку удаленно. В системе настроена интеграция с SMS и email-сервисами.
При настроенной интеграции с SMS-сервисом, менеджер через U-ON.Travel может подписать документы удаленно, через SMS
Турист может подписать договор с помощью ЭЦП или одноразового кода из SMS
В U-ON.Travel также автоматически можно формировать другие документы: лист бронирования, расчет тура, приложения к договору, ваучеры, памятка туристу, приходные и расходные ордера.
Для отладки рабочего процесса в системе можно настроить выполнение однотипных операций и напоминаний. Например, клиент оплатил тур, менеджеру приходит уведомление об этом и напоминание о том, что надо завершить сделку и забронировать тур. Это позволит сотруднику не забыть сделать какую-то операцию, а руководителю не придется каждый раз контролировать работу своих сотрудников.
Выставление счета из личного кабинета турагента
В ЛК турагенты выбирают способ оплаты и оттуда же отправляют счета на оплату клиентам.
Выбор способа оплаты
У сервиса U-ON подключена интеграция с платежным модулем LIFE PAY. Такое решение позволяет удаленно выписывать счета и принимать оплату в личном кабинете, без необходимости заходить в банковское приложение.
Чтобы сформировать счет, нужно выбрать «Онлайн-счет через LIFE PAY»
В онлайн-продажах для получения оплаты используют интернет-эквайринг или СБП.
Отправка счета клиенту
После выбора способа оплаты указывают, каким образом счет нужно направить клиенту: по SMS или через электронную почту
Реквизиты турагентства система проставляет в автоматическом режиме — берет их из информации, которую указали при настройке кассы в ЛК. Поскольку менеджеру нет необходимости вносить данные для формирования чека, исключены ошибки из-за ручного ввода.
Таким образом, чтобы выставить счет в ЛК U-ON через LIFE PAY потребуется: выбрать способ оплаты, тип сделки, указать сумму, указать через какой канал отправить документ клиенту. После этого нажать «сохранить» и система отправит документ клиенту.
Счет формируется и отправляется клиенту в виде ссылки или QR-кода
Оплата по ссылке или QR-коду удобна туристам. Им достаточно нажать на сообщение и оплатить тур через приложение своего банка, все реквизиты продавца проставляются автоматически.
При необходимости счет можно продублировать: из ЛК или скопировать ссылку и отправить ее клиенту в мессенджере.
Фискализация и формирование чека
В CRM-системе U-ON.Travel настроена интеграция с облачной онлайн-кассой LIFE PAY.
Чтобы фискализировать продажи и выбивать чеки, достаточно подключить кассу в настройках личного кабинета U-ON
Через облачную онлайн-кассу фискализация происходит полностью удаленно, чеки своевременно поступают в ОФД, ФНС, клиентам
В ЛК U-ON.Travel настроена автоматическая отправка чеков после оплаты. Что важно — в настройках кассы уже указан агентский признак, он автоматически проставляется в формируемых чеках.
Чеки сохраняются в разделе «Расчеты с клиентами» в личном кабинете. Когда клиент оплатил тур и получил чек, запись автоматически подсвечивается зеленым цветом
Онлайн-касса для турагентства не всегда нужна удаленная. Турагенты, которые продают через интернет и дополнительно имеют офис продаж, используют облачную кассу LIFE PAY в том числе как мультикассу.
Результаты исследовании U-ON.Travel показали, что мультикасса востребована у турагентов, которые продают частично онлайн, частично офлайн
Для мультиканальной торговли физическую кассу устанавливают в офис, чтобы принимать платежи через торговый эквайринг наличными, картой, по СПБ в торговой точке. А через удаленный доступ фискализируют онлайн-продажи с помощью интернет-эквайринга. Такая касса пригодится, если, например, нужно поехать в командировку, но и коллегам нужна касса в офисе.
С мультикассой все данные по онлайн- и офлайн-операциям как обычно поступают в автоматическом режиме оператору фискальных данных, а затем в ФНС. Клиенты в точке продаж получают печатные чеки, а при оплате через интернет — электронные.
Проверку статуса чеков, сверку итогов и проверку работы облачной или мультикассы кассы можно отслеживать через личный кабинет фискализации LIFE PAY.
Бронирование тура
После того, как клиент оплатил тур, сотрудник турагентства закрывает сделку — бронирует тур на сайте туроператора. В системе можно настроить напоминание позвонить туристу по окончанию поездки, чтобы узнать, как прошел отдых и когда планируется следующий. В подходящее время выслать новые предложения. Это позволит сформировать базу постоянных клиентов.
Таким образом, весь удаленный процесс работы с клиентом организован в одном окне, в том числе оформление договора, прием платежей и пробитие чеков. Благодаря интеграции U-ON.Travel с платежно-кассовыми решениями LIFE PAY турагенты работают с клиентами из любого места, где есть выход в интернет.
