НАЗАД К БЛОГУОнлайн-касса — оборудование, которое необходимо для бизнеса как с точки зрения законодательства, так и в плане удобства. С её помощью вы сможете оперативно вести товарный учёт и контролировать продажи. Как правильно использовать онлайн-кассу, расскажем далее.
Виды учёта для розничной торговли
Учёт — обязательный процесс для бизнеса. В розничной торговле применяются следующие виды:
- Бухгалтерский. Нужен для отслеживания финансовых операций, бухгалтерской отчётности.
- Товарный. Предназначен для отслеживания движения товаров на пути «поставщик -> магазин -> покупатель». Товароучёт помогает узнать , сколько товаров поступило от поставщиков, какой объём был продан, сколько позиций осталось на складе.
- Оперативный. Нужен для ежедневного контроля за движением товаров. С его помощью можно отследить спрос, вовремя обнаружить недостаток позиций на складе, пополнить запасы.
- Управленческий. Анализирует продажи, маркетинговые кампании, посещаемость торговой точки, работу сотрудников и другие показатели, которые влияют на прибыль компании.
Если управленческий учёт ложится на плечи руководителя компании и управляющих лиц, то остальные направления контроля можно оптимизировать с помощью онлайн-кассы. Помимо автоматической передачи информации о финансовых потоках в ФНС, она помогает предпринимателям следить за движением денег и товаров.
5 главных функций онлайн-кассы
Для учёта товаров и прибыли, крупный бизнес использует специализированные программы, например, «1С: Управление нашей фирмой» или «1С: Розница». Небольшие точки розничной торговли ограничиваются онлайн-кассой. Её функционала достаточно для контроля основных показателей бизнеса. Так, с помощью онлайн-кассы можно:
- Контролировать выручку. Касса фиксирует продажи и суммирует полученные средства. Данные автоматически передаются в ФНС и сохраняются в памяти кассового оборудования. Их анализ поможет определить сумму сделок.
- Вести учёт возвратов и скидок. Так можно оценить финансовые потери и эффективность бонусных программ.
- Контролировать товары. Касса отслеживает остаток на складе, определяет текущий спрос и формирует торговую стратегию. При оформлении чека кассир вбивает товарную позицию. В конце смены или за интересующий промежуток времени (например, за неделю, квартал) можно изучить информацию о проданных товарах.
- Контролировать работу сотрудников. В онлайн-кассе можно создать персональные учётные записи для сотрудников, чтобы оценить их эффективность .
- Отслеживать потребительский спрос. Информация, которую собирает онлайн-касса, можно использовать для наблюдения за потребностями клиентов. Кассовому аппарату также можно подключить CRM для сбора данных о клиентах и создания персональных предложений.
Некоторые модели кассового оборудования предоставляют дополнительные функции по учёту. Например, мобильная онлайн-касса PAX A930 интегрирована с основными учётными системами. С её помощью предприниматель получает информацию о продажах ифинансах. Например, интеграция онлайн-кассы с 1C позволит получить сведения о продажах, движении товаров, прибыли и работе кассиров.
Ручной или автоматический учёт
Вести учёт в розничной торговле с помощью онлайн-кассы можно ручным или автоматизированным методом. В первом случае вы:
- Создаёте таблицу Excel или делаете её аналог в блокноте.
- Разбиваете таблицу на столбцы, например: «название товара», «артикул», «дата поступления», «количество», «себестоимость», «дата продажи», «стоимость», «чистая прибыль», «остаток количества».
- Регулярно обновляете данные и фиксируете продажи.
Такая таблица нужна для отслеживания продаж, определения точного количества остатков, изменения стоимости и других задач.
Главный плюс ручного учёта — простота и доступность. Для него не нужно специальное оборудование или ПО. Затраты возникают только при покупке блокнота и ручки. Недостатки такого метода:
- Высокая вероятность ошибок (человеческий фактор).
- Ресурсо- и времязатратность (на ведение самостоятельного учёта может уходить 1-3 часа в день).
- Низкая эффективность (при ручном учёте фиксируются только данные; рассчитывать тенденции спроса, продажи сотрудников и другие показатели придётся самостоятельно).
Ручной учёт подойдёт, если:
- ассортимент бизнеса ограничен 50 позициями,
- владелец бизнеса сам ведёт продажи и учёт,
- у компании нет ресурсов на покупку специализированного ПО.
Такой формат подойдёт небольшому бутику или овощной лавке.
Для автоматизированного учёта нужно специальное ПО. Достаточно интегрировать онлайн-кассу с системой учёта и использовать её функционал. У автоматизированного метода больше преимуществ:
- Точность (система считает всё автоматически: риск ошибок из-за невнимательности сотрудников почти полностью исключён).
- Скорость (специальное ПО мгновенно производит расчёты, не нужно тратить время на учёт).
- Точный анализ (в зависимости от настроек система учёта отображает необходимые данные: КПД сотрудников, процент товаров со скидкой, остатки на складе).
Недостатками автоматизированного учёта можно назвать дополнительные затраты бюджета и времени: покупка и абонентская оплата ПО, обучение персонала работе с программой. Но затраты окупаются эффективностью и удобством такого формата.
Автоматизированный учёт подойдёт бизнесу с большим ассортиментом товаров который ориентируется на расширение и развитие в перспективе.
Как получить информацию из онлайн-кассы для учёта
Информация, которая используется для учёта в онлайн-кассе, записывается на фискальный накопитель. Получить ёе можно следующими способами:
- Отчёт о закрытии смены (раньше его называли Z-отчёт). Формируется автоматически при закрытии смены. Представлен в виде чека, на котором отображена я информация о закрытых за день сделках: выручка, количество пробитых чеков, налоги и скидки, остаток в кассе, сумма внесений в кассу (наличных и безналичных).
- Журнал чеков в ПО кассы. Если касса интегрирована с системами учёта, можно узнать: тип операции (продажа, возврат или аннулирование), список проданных товаров или услуг (название, цена, количество), способ оплаты, скидки и акции, начисленные налоги.
- Личный кабинет ОФД. Оператор фискальных данных хранит информацию о транзакциях, прошедших через кассу, в личном кабинете.
Онлайн-кассу можно интегрировать с CRM, 1С и другими программами учёта. В этом случае отчётность будет формироваться автоматически и искать данные самостоятельно не придётся.
Онлайн-касса — это не только устройство, которое бизнес должен иметь по закону, но и и полезный инструмент, с помощью которого можно вести эффективный учёт прибыли, товаров, продуктивности сотрудников. Онлайн-касса существенно расширяет возможности бизнеса и уменьшает риск проблем с налоговой.
