НАЗАД К БЛОГУ
Согласно закону 54-ФЗ, каждый бизнес должен использовать кассовое оборудование. В том числе ведущий коммерческую деятельность в интернете — в этом случае нужна онлайн-касса. Как и обычная, она должна быть зарегистрирована в базе ФНС. Такая процедура не занимает много времени. Но при неправильном заполнении форм можно столкнуться со штрафами и/или отказом в регистрации. Избежать этого поможет наша пошаговая инструкция по регистрации кассы в ФНС.
Подключите облачную кассу от LIFE PAY
Что такое облачная касса, и зачем её регистрировать?
Облачная касса — это онлайн-касса, которая работает через дата-центр. Предприниматель не покупает и не использует кассовый аппарат. Вместо этого он арендует его и подключается к нему через интернет. Программный модуль интегрируется с платёжной системой и формирует онлайн-чеки. Печатные чеки он не выдаёт.
Чаще всего облачная касса используется:
- сезонным бизнесом,
- малым бизнесом, которому не нужны бумажные чеки,
- инфобизнесом.
Облачная касса подлежит обязательной регистрации в Федеральной налоговой службе (ФНС). Делается это для того, чтобы налоговая могла отслеживать финансовые операции компании. Регистрация проводится как перед первым использованием облачной кассы, так и при изменении информации компании. Перерегистрация обязательна в случае, если у компании сменился собственник. Или если предприниматель подключился к другому оператору фискальных данных.
Подготовка к регистрации кассы в налоговой
Перед тем как зарегистрировать кассу в налоговой, надо подготовить:
- Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Предназначена для подписания договоров, сдачи отчётов, работы с электронными документами. Получить УКЭП можно в налоговой или через доверенное лицо (список см. на сайте ФНС). Для получения УКЭП нужно предоставить ОГРН, ИНН (персональный и компании), СНИЛС.
- Договор с оператором фискальных данных. Это посредник, который отправляет данные о платежах в ФНС. Заключить договор можно самостоятельно. Но обычно провайдеры облачных касс включают эту процедуру в свои услуги. Так, если вы используете ККТ от LIFE PAY, то заключать договор самостоятельно не придётся.
Перед подачей заявления рекомендуем проверить модель арендуемого оборудования. Найти перечень допустимых к использованию моделей ККТ можно в реестре ФНС.
Пошаговая инструкция по регистрации облачной кассы
Проходит регистрация кассы в ФНС в 3 основных шага.
Шаг 1: Заключение договора с ОФД
Договор с оператором фискальных данных заключается сразу после покупки ККТ. Список ОФД представлен на сайте ФНС. Для самостоятельного заключения договора:
- Выберите подходящего оператора данных из списка ФНС.
- Зарегистрируйтесь на сайте оператора, используя электронную подпись.
- Выберите тариф обслуживания и оплатите его.
Если вы приобретаете комплексное решение по подключению облачной кассы, заключить договор может выбранная платёжная компания. Так происходит и при работе через LIFE PAY.
Шаг 2: Регистрация облачной кассы
Зарегистрировать кассу в налоговой инспекции можно двумя способами:
- Онлайн — через сайт ФНС.
- Офлайн — через отделение ФНС.
Разберём каждый вариант подробнее.
Онлайн-регистрация облачной кассы
Онлайн-регистрация проходит по следующему алгоритму:
- Откройте личный кабинет на портале налоговой службы и перейдите в раздел «Учёт ККТ».
- В новом окне нажмите на «Зарегистрировать ККТ» (в правом верхнем углу) и выберите «Заполнить параметры вручную».
- Заполните все данные в анкете.
В анкете нужно заполнить:
| Информационное поле | Что указывать? |
| Адрес установки | Адрес фактического нахождения ККТ. Можно получить у платёжного сервиса, на котором вы арендуете кассу |
| Наименование места установки | Онлайн-ресурс — адрес сайта, к которому подключена касса |
| Модель ККТ | Модель облачной кассы (выбор из списка) — точное наименование указано в договоре аренды ККТ |
| Модель ФН | Параметры фискального накопителя указываются в карточке кассового аппарата. Получить данные можно у поставщика оборудования |
| Особые параметры применения ККТ | Цели использования кассы. Обязательно надо выбрать условие «ККТ входит в состав автоматического устройства для расчётов». Дополнить параметры можно другими условиями из списка предложенных |
| Оператор фискальных данных | Наименование ОФД, с которым вы работаете (выбор из списка) |
| ИНН ОФД | Заполняется автоматически после выбора ОФД |
После ввода данных останется нажать на «Подписать и отправить». Подписать заявку надо УКЭП. Система проверит заявление за несколько минут. Если ФНС не обнаружит никаких проблем, в разделе «Учёт ККТ» появится таблица с кассами, зарегистрированными на заявителя. Здесь же будет указан регистрационный номер.
Офлайн-регистрация облачной кассы
Зарегистрировать кассу в налоговой лично можно в ближайшем отделении ФНС. Их список с разбивкой по субъектам указан на портале налоговой службы. В отделении нужно предоставить полный пакет документов и данных (паспорт, ИНН, договор с ОФД, технический паспорт облачной кассы, фискального накопителя, адрес установки) и заполнить заявление. Их нужно передать сотруднику отделения ФНС. Заявление рассмотрят в течение 5 рабочих дней. В случае одобрения регистрации кассы налоговая предоставит регистрационный номер.
Шаг 3: Фискализация и завершение регистрации
После получения регистрационного номера останется провести самостоятельную фискализацию. Для этого отправьте на почту оператора фискальных данных письмо. Укажите в нём:
- регистрационные данные (место размещения и использования ККТ, модель ФН и кассы, параметры применения кассы);
- регистрационный код, полученный от налоговой;
- систему налогообложения, по которой вы работаете.
В ответе оператор данных отправит сведения об отчёте, фискальный признак и номер документа. Эта информация нужна для завершения регистрации:
- Перейдите в личный кабинет в ФНС.
- Откройте раздел «Учёт ККТ».
- Кликните на регистрационный номер кассы, регистрацию которой необходимо завершить.
- Нажмите на «Завершить регистрацию».
- Введите полученные от ОФД данные и завершите процедуру с помощью УКЭП.
При успешном завершении регистрации налоговая служба предоставит карточку регистрации в электронной форме. Она нужна для того, чтобы начать пользоваться облачным кассовым аппаратом.
Важно: Завершить регистрацию надо в течение 5 дней с присвоения регистрационного номера.
Фискализация и завершение регистрации — обязательные этапы постановки кассы на учёт как в онлайн-, так и офлайн-режиме.
Проверка после регистрации и подготовка к работе
Чтобы начать пользоваться зарегистрированной кассой, надо провести:
- Проверку регистрации кассы в ФНС: убедитесь, что новое оборудование занесено в кассы организации, открыв раздел «Учёт ККТ» в личном кабинете.
- Проверку корректности чеков: оформите с помощью зарегистрированной кассы заказ и через официальное приложение ФНС для проверки чеков проверьте, корректно ли информация передаётся в ФНС.
Проверять работу и корректность регистрации облачной кассы можно совместно с компанией, у которой вы её арендуете. LIFE PAY проводит все необходимые консультации в онлайн-режиме. Кроме того, специалисты компании дают рекомендации по проверке и обслуживанию кассы.
Частые ошибки при регистрации кассы
Несмотря на простой алгоритм постановки кассы на учёт в налоговую, многим предпринимателям не удаётся успешно пройти эту процедуру с первого раза. Причина — ошибки при регистрации. Самые распространённые:
- Расхождение данных. Адреса, параметры использования и другие сведения в регистрационной форме должны быть идентичны тем, которые указаны в реальных настройках ККТ.
- Неправильный регистрационный номер. Перед отправкой номера оператору проверьте его. Всего одной неверной цифры достаточно для того, чтобы фискальный накопитель перестал корректно работать.
- Несоответствие данных ОФД. Такое возникает при смене оператора данных. Если вы меняете его на сайте ФНС, меняйте и в настройках кассы (и наоборот).
- Частая перерегистрация кассы с заменой ФН в ФНС. Менять фискальный накопитель можно максимум 12 раз.
Такие ошибки приведут к отказу в регистрации. Они же могут стать причиной штрафов.
Санкции и штрафы за нарушения в работе облачной ККТ
Ответственность и начисление штрафов предусмотрены не только за отсутствие кассы, но и за её некорректное использование:
| Нарушение | Штраф (ИП), руб. | Штраф (юр. лицо), руб. |
| Отсутствие кассы | минимум 10 000 (до 50% от суммы продаж) | минимум 30 000 (от 75% от суммы продаж) |
| Неправильная регистрация | 1500–3000 | 5000–10 000 |
| Несоответствие ККТ требованиям 54-ФЗ | 1500–3000 | 5000–10 000 |
| Некорректная передача сведений в ФНС | 1500–3000 | 5000–10 000 |
Соблюдение актуальных требований законодательства поможет избежать штрафных санкций. Сделать это проще, если облачная касса обслуживается платёжной компанией комплексно. В таком случае вы можете рассчитывать на своевременные консультации по применению ККТ.
Заключение
Регистрация облачной кассы — обязательный шаг на пути к законным онлайн-продажам. Онлайн-платежи приравниваются к наличным расчётам. К ним выдвигаются аналогичные требования со стороны налоговой. Соблюдать их несложно. Чтобы правильно пройти регистрацию и перерегистрацию кассы в ФНС, достаточно следовать описанной выше инструкции или обратиться к специалистам компании, которая предоставляет облачную ККТ.
Подключите облачную кассу от LIFE PAY
