Можно ли использовать смартфон вместо кассы?

Мобильный телефон используют как кассу в Японии, Китае, Таиланде, США, Южной Корее, Саудовской Аравии и в некоторых странах Европы.

Касса на смартфоне — удобное решение для разных видов бизнеса, например, при получении оплаты от клиентов в кафе, торговых залах, на доставке.

В этой статье разберем, как в России можно использовать смартфон для стационарной и выездной торговли, не нарушая закон, и может ли телефоном заменить онлайн-кассу.

Содержание

• Обзор требований к кассовым аппаратам
• Возможности смартфонов в качестве кассовых устройств
• Преимущества использования кассы на смартфоне
• Недостатки и ограничения
• Практические рекомендации

Обзор требований к кассовым аппаратам

Все компании в России должны при ведении деятельности использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Согласно ст. 4 Федерального закона № 54-ФЗ, кассовое оборудование должно:

• быть внесено в специальный реестр налоговой службы;
• иметь корпус с нанесенным заводским номером;
• быть оснащено устройством для распечатки фискальных документов. Принтер может быть встроен в кассу или подключаться как отдельное устройство, законом допускается оба варианта;
• иметь встроенные часы реального времени;
• иметь в наличии разъем на корпусе для подключения фискального накопителя;
• передавать фискальные сведения в фискальный накопитель.

Чтобы обзавестись ККТ, нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и направить заявление о регистрации в ФНС. После этого у ККТ появится регистрационный номер, а ФНС будет получать в автоматическом режиме информацию по транзакциям: сведения о начале и закрытии рабочего дня, продажах, возвратных операциях и т. д. 

Чтобы в кассу могли записываться данные, в ней должен быть установлен фискальный накопитель (ФН). Использовать ККТ без ФН  нельзя. ФН в кассе должен отвечать определенным требованиям:

• иметь опломбированный корпус с нанесенным на него заводским номером;
• обеспечивать противодействие угрозам безопасности сведений;
• шифровать фискальные документы, передаваемые ОФД;
• формировать фискальный признак документов (10 цифр) и т. д.

ФН выполняет следующие функции:

• сохраняет в памяти чеки и другие документы;
• шифрует документы и генерирует коды их проверки для отправки в ОФД и налоговую службу;
• принимает и проверяет коды маркировки, направляет документы о продаже маркированных товаров в единую систему.

По сроку службы различают фискальные накопители на 15 и 36 месяцев. Есть много моделей ФН, но использовать можно только те, которые входят в официальный реестр, размещенный на сайте ФНС. 

Когда подбирают ФН, учитывают: 

• сферу деятельности организации;
• систему налогообложения;
• планируемые объемы транзакций;
• будет или нет реализация маркированных товаров;
• особенности бизнеса.

Например, для сезонной торговли используют ФН на 15 месяцев.

Данные из ФН в ОФД и ФНС передаются в определенном формате, который указывают при настройке и регистрации онлайн-кассы. В 2024 году актуальны такие форматы фискальных документов для фискальных накопителей:

• ФФД 1.05 — устрашевший формат, но ФНС его пока не отменила. Этот ФФД могут использовать те, кто не продает маркированные товары. 
• ФФД 1.2 — последняя версия для онлайн-касс. На эту версию уже перешли все продавцы маркированных товаров. Постепенно она заменит ФФД 1.05 полностью.

Помимо возможности работать с маркированными товарами, ФФД 1.2 отличается и другими реквизитами, которые передаются из онлайн-кассы в ФНС. Например, в ФФД 1.2 больше видов чеков коррекции и больше признаков предмета расчета.

Еще одно требование для онлайн-касс: при проведении расчетов клиенту должен отправляться чек. В зависимости от типа продаж и типа кассы покупатель получает чек в бумажном виде либо электронном виде в смс-сообщении или на электронную почту. 

Возможности смартфонов в качестве кассовых устройств

Мобильные телефоны в России не считаются онлайн-кассами, поэтому самостоятельно их нельзя использовать вместо кассы, это будет нарушением действующего законодательства. Основная причина в том, что ни одна модель мобильного устройства не включена в специальный реестр ФНС.

Тем не менее, принимать оплату от клиентов на выезде можно, используя кассу в смартфоне для ИП и ООО. Телефон в этом случае становится удобным дополнением к облачной онлайн-кассе. Облачную кассу можно взять в аренду, а на смартфоны сотрудников установить бесплатное приложение для приема оплаты смартфоном LIFE POS. Смартфон через приложение будет удаленно передавать данные по оплатам на онлайн-кассу, а та, в свою очередь, в ОФД и ФНС. Клиент после оплаты получит электронный чек на почту или в смс.

Технология SoftPOS в основе решения LIFE POS превращает смартфон в платежный терминал. Для использования технологии потребуется самый обычный смартфон с операционной системой Android или iOS и встроенным NFC-модулем. Благодаря LIFE POS продавец может где угодно принимать платежи с помощью эквайринга банковскими картами или через СБП по QR-коду.

Смартфон с помощью приложения LIFE POS становится полноценным терминалом и позволяет:

• вести реализацию продукции, подлежащей обязательной маркировке;
• создавать каталог товаров по весовому и штучному товару;
• формировать чек для покупателя и направлять в смс или на почту;
• управлять продажами и заказами на торговых точках;
• анализировать продажи по различным критериям (торговым точкам, товарам, продавцам и т. д.);
• контролировать работу, исключая ошибки и мошенничество со стороны сотрудников.

Таким образом, у бизнеса получается сэкономить на покупке платежных терминалов для службы доставки, выездной торговли и для продаж в торговом зале. К одной онлайн-кассе можно подключить все каналы продаж и любое необходимое число терминалов-смартфонов.

Рассмотрим, кому подойдет использование кассы на смартфоне  в связке с приложением LIFE POS.

• Розничная торговля. Речь идет о небольшом розничном бизнесе, которому нужно экономить на всем, в том числе на кассовом оборудовании. Например, сервис LIFE POS могут использовать несетевые магазины у дома или цветочные лавки. Фискализация платежей будет осуществляться в онлайн, а продавец будет работать на своем терминале.

Для начинающих бизнесменов решение подойдет благодаря скорости внедрения и экономии. Чтобы начать продавать, потребуется минимум вложений, а если бизнес не сложится, арендованную кассу легко вернуть, а приложение просто удалить с телефона продавца.

• Многоканальная торговля. Интернет-магазины и торговые сети с доставкой — распространенное расширение каналов продаж. Такой бизнес нередко обеспечивает доставку товаров, пользуясь услугами курьеров. Покупка терминалов для каждого курьера — существенные затраты. При подключении облачной кассы LIFE POS и установке приложения LIFE POS на смартфоны курьеров можно обойтись без терминалов. К тому же подключить на доставку курьера со смартфоном можно без дополнительных затрат на оборудование за пару часов.

Выдавать товары из интернет-магазина можно и через пункты выдачи заказов (ПВЗ). Для них также не потребуется покупать дополнительное оборудование, чтобы принимать оплату от клиентов.

• Крупные торговые сети. Чтобы избежать очередей, в торговых сетях организуют возможность оплаты покупок у кассира–консультанта прямо в зале. В этом случае сотрудник сканирует товар камерой телефона и принимает оплату у покупателя с помощью приложения LIFE POS. В работе задействована одна касса для всех терминалов и смартфонов, она же печатает чеки. Это позволяет сэкономить на кассах самообслуживания и при этом получать дополнительные продажи. 

Облачная касса и LIFE POS на смартфоне пригодятся и другому бизнесу: 

• общепиту. Например, в большом ресторане покупателям удобно рассчитаться за столиком официанту;
• для выездной торговли: смартфон небольшой и всегда под рукой;
• магазинам сегмента премиум. Некоторым категориям магазинов важно показать статусность. С терминалами и кассами это сложно. В этом случае можно выдать консультанту для приема платежей технику Apple последней модели.

Таким образом, разный бизнес может использовать кассу на смартфоне в облачном режиме: со смартфона  данные передаются удаленно через приложение, и происходит фискализация транзакций. Так же удаленно из личного кабинета LIFE POS можно:  

• отправлять состав и сумму заказа на смартфон курьера. Так курьеру не придется вводить данные вручную и он ничего не перепутает из-за невнимательности;
• настроить автоматическую передачу данных из приложения в учетную систему компании. Благодаря этому все данные по транзакциям будут в одной программе;
• следить за статусом заказов, оплатами и работой сотрудников. Это позволит оценить эффективность бизнеса, вести единый учет и быстро формировать финансовую отчетность. 

Преимущества использования кассы на смартфоне

Касса на мобильном устройстве имеет ряд преимуществ: 

• экономия на кассовом оборудовании; 
• простота в организации дополнительного канала продаж;
• удобство в использовании;
• возможности интеграции с учетной системой компании.

Экономические выгоды для бизнеса

Выездные сотрудники — дополнительные затраты для бизнеса. Их нужно обеспечить терминалами. Оборудование нужно приобрести, зарегистрировать в ФНС, а сотрудников обучить. Помимо этого возникают дополнительные траты на фискальные накопители, услуги ОФД, а также на ремонт терминалов при их поломке. Если работает 50 курьеров, то расходы на оборудование составят несколько миллионов рублей.

Использование облачной кассы LIFE PAY и смартфона с установленным на нем приложением LIFE POS позволяет сэкономить на покупке платежных терминалов для выездных сотрудников. Это работает следующим образом. 

1. Предприниматель берет облачную кассу в аренду, она находится в Центре обработки данных LIFE PAY и не занимает места. Или, в случае с торговым залом, онлайн-касса стоит в кассовой зоне. 
2. Через интернет касса взаимодействует с подключенными к ней мобильными устройствами сотрудников. Обмен данными между кассой и смартфонами осуществляется с помощью установленной на них программы LIFE POS. 
3. Через кассовую программу LIFE POS данные по транзакциям передаются не только в онлайн-кассу, но и в личный кабинет и учетную систему компании.
4. Прием оплаты происходит с помощью смартфона в месте доставки или точках продаж.
5. Все платежи со всех мобильных устройств дистанционно фискализируются на одной ККТ. 
6. Покупатель получает чек в электронном виде в смс или на почту. 

К онлайн-кассе для ИП на смартфоне можно подключить неограниченное количество работников. Это позволяет масштабировать бизнес без вложений. Экономически выгоднее превратить мобильные устройства сотрудников в онлайн–кассы, чем покупать платежные терминалы. 

Например, обеспечение приема оплаты в такси. Покупка ККТ для каждого водителя затратно. Выгоднее приобрести или арендовать облачную кассу на автопарк и установить приложение LIFE POS на смартфоны или планшеты водителей. При оплате услуги данные о платеже поступают в онлайн-кассу через смартфон, которая направляет электронный чек в ОФД. Оператор отправляет чек в налоговую службу и клиенту в смс или на электронную почту. 

Отметим, что облачную кассу можно использовать на всех режимах налогообложения.

Удобство использования и простота внедрения

Большая часть мобильных кассовых приложений выполняют все стандартные функции ККТ в соответствии с Федеральным законом 54-ФЗ:

• прием оплаты наличными и безналично;
• генерация чеков прихода, расхода, возврата;
• расчет скидок;
• поддержка программ лояльности и дисконтных карт.

Помимо этого, касса в смартфоне:

• имеет понятный и удобный интерфейс;
• позволяет принять платеж одним касанием в течение нескольких секунд;
• не требует покупки дополнительных устройств.

Возможности интеграции с другими системами учета и аналитики

С помощью современных учетных систем можно автоматизировать учет финансовых операций. Для этого нужно обеспечить интеграцию с кассовыми аппаратами. Это позволяет экономить время и затраты на ведение единого учета, ведь отчет можно сформировать в один клик. При выборе кассы стоит обратить внимание на то, какой интерфейс она поддерживает для обмена данными с системой учета, а также поддерживает ли система определенный протокол связи. 

Облачную кассу LIFE PAY можно интегрировать:

• с CRM-системой компании. Это позволит оптимизировать работу всех бизнес-процессов в одном окне, расширить возможности системы учета, исключить ошибки и ускорить работу менеджеров;
• в специализированных CRM вроде U-ON, RetailCRM. Для них уже существует встроенная интеграция в личном кабинете;
• в конструкторы сайтов. Есть готовые модули интеграции онлайн-кассы с популярными CMS-системами и открытое API для самописных сайтов;
• в системы учета, например облачную кассу можно подключить к 1С, сервисам интернет-бухгалтерии «Мое дело», Контур Эльба;
• в платформы онлайн-записи, например, подобная интеграция уже настроена с YCLIENTS.

Интеграция облачной кассы с системами учета помогает бухгалтерам, менеджерам, владельцам бизнеса вести учет через личный кабинет в привычной программе . 

Недостатки и ограничения

Использование онлайн-кассы в смартфоне, помимо преимуществ, имеет ряд ограничений.

Ограничения по безопасности и контролю за фискальными операциями

Использовать смартфон вместо кассы невозможно по требованиям 54-ФЗ. Никакая модернизация телефона не позволит отвечать требованиям действующего законодательства к кассовой технике. Смартфон можно использовать только в связке с онлайн-кассой. Ведь именно через нее сведения о выручке поступают в ФНС, что упрощает контроль за фискальными операциями.

Требования к смартфонам 

Не каждый телефон можно использовать для приема платежей, поскольку он должен соответствовать определенным техническим параметрам. Например, работать как полноценный терминал и принимать оплату как с банковских карт, так и с помощью Системы быстрых платежей через QR-код может смартфон, оснащенный NFC-модулем.

Через смартфон можно принимать платежи с банковской карты или другого устройства в одно касание. NFC-модуль позволяет взаимодействовать с устройствами, которые находятся в радиусе не более 10 см. Соединение работает автоматически, когда второе устройство NFC находится в нужном диапазоне. 

Помимо этого необходимо, чтобы на телефоне были установлены последние системы безопасности, а также обеспечено надежное соединение в сети интернет, поскольку при проведении транзакции нужно подключиться к облачной системе фискализации для передачи данных ОФД и ФНС. 

Возможные проблемы с законодательством и налогообложением

В сети все чаще появляется информация, что кассовые приложения могут заменить полноценную кассу. В действительности это не так, поскольку ККТ должна соответствовать требованиям закона 54-ФЗ, которым не отвечает ни одна модель смартфона. Налоговая служба предусмотрела наказание за нарушение правил применения касс:

• от 1500 до 3 000 рублей — для ИП и должностных лиц;
• от 5 000 до 10 000 рублей — для юридических лиц.

На мобильном устройстве нет устройства для печати, чек можно направить только в смс или на почту. Как показывает практика, очень часто люди старшего возраста требуют предоставить его в бумажном виде. Если покупателю при проведении расчетов не выдадут чек, то на продавца могут наложить штраф:

• 2 000 рублей — для ИП и должностных лиц;
• 10 000 рублей — для юридических лиц.

Если облачную кассу не внесли в реестр ФНС, то это расценивается как ее отсутствие. За это предусмотрены штрафные санкции:

• 25–50% от выручки (минимум 10 000 рублей) — для ИП;
• 75–100% выручки (минимум 30 000 рублей) — для юридических лиц.

Практические рекомендации

Какие бизнесы могут воспользоваться возможностями смартфонов уже сегодня

В предпринимательской деятельности кассу через смартфон можно использовать в сферах:

• онлайн-продаж товаров и розничной торговли;
• выполнения выездных работ и услуг;
• сезонного бизнеса;
• в такси;
• оказания услуг жилищно-коммунального хозяйства.

Использовать технологию SoftPOS уместно для разного бизнеса, в том числе для интернет-торговли с доставкой или выдачей товаров с постоплатой через ПВЗ.

Как подключить кассу на смартфоне

Чтобы как можно скорее начать продавать по 54-ФЗ, оставьте заявку на подключение LIFE POS с облачной кассой LIFE PAY.  

Подключение услуги включает несколько шагов:

• выпустим ЭЦП для вашей компании;
• поможем заключить договор с ОФД и зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС;
• предложим выгодные ставки по эквайрингу от банков-партнеров, подключим СБП по ставке до 0,7%;
• создадим учетную запись в личном кабинете; 
• настроим удаленный доступ к облачной кассе в ЦОДе или, при необходимости, установим онлайн-кассу в точке продаж;
• настроим интеграцию кассы с вашей учетной системой.

Вам не придется разбираться с нюансами на каждом этапе, наши специалисты отдела продаж и технической поддержки сделают основную работу за вас. Вам останется только подписать документы и скачать на смартфоны сотрудников приложение LIFE POS.

В дальнейшем мы также  всегда будем на связи. Если у вас возникнут сложности в процессе работы, вам поможет наша техническая поддержка.

Кассовые решения вместо смартфонов

Мы выяснили, что смартфон может дополнить онлайн-кассу и принимать оплату разными способами. Однако, если по какой-то причине вы не можете использовать технологию Soft Pos и принимать платежи смартфоном, есть альтернативные решения: смарт-терминалы, мобильные кассы и платежные терминалы. 

Смарт-терминалы — это разновидность онлайн-касс со встроенным эквайрингом, которая позволяет объединить функции приема платежей, фискализации и печати чеков на одном устройстве. С помощью смарт-терминалов принимают платежи наличными, банковскими картами и смартфонами через NFC. Смарт-терминалы можно использовать в розничной торговой точке, отдельно как платежный терминал или смарт-терминал для мобильной торговли. Например, мобильная онлайн-касса 3 в 1 с встроенным эквайрингом и принтером подойдет для интернет-магазина с доставкой, общепита или розницы. Для курьерских служб, в дополнение к облачной кассе, используют компактный платежный терминал QPos mini. 

Вариантов организовать торговлю немало. Оставьте заявку, мы проконсультируем по каждому решению и подберем подходящее именно для вашего бизнеса.

Заключение

Выводы:

1. Смартфон с кассовым приложением не сможет заменить полноценную кассу, но может дополнить ее.
2. Принимать оплату телефоном, не нарушая закон, можно при его использовании в комплексе с облачной кассой.
3. Прием платежей с помощью смартфона и облачной кассы позволит сэкономить на покупке терминалов.
4. Принимать оплату с помощью смартфона можно наличным, безналичным, комбинированным платежом и по QR-коду через СБП.
5. Интеграция облачной кассы и смартфона с разными учетными системами компании открывает дополнительные возможности для пользователей в части составления каталога товаров, ведения отчетности и оценки эффективности бизнеса.