Как автоматизировать инвентаризацию товаров через кассовую программу

Содержание

• Что такое автоматизация инвентаризации и как она работает
• Обзор популярных программ для управления складом
• Как выбрать подходящее решение
• Рекомендации по внедрению

Для розничного бизнеса проведение инвентаризации — обязательный процесс, но в ручном режиме он занимает много времени, отвлекает сотрудников и увеличивает риск ошибок. Автоматизация инвентаризации помогает ускорить работу, снизить нагрузку на персонал и повысить точность учёта.

Что такое автоматизация инвентаризации и как она работает

Автоматизация процесса инвентаризации склада — это проведение проверки остатков с помощью программы и оборудования, которые фиксируют фактическое количество товаров и сравнивают его с данными учёта.

Если раньше приходилось пересчитывать товар вручную и вносить данные в таблицы, теперь достаточно отсканировать штрихкод — и программа покажет, где есть недостача, излишки или пересортица.

Преимущества такого подхода:

• проверка занимает часы вместо дней;
• меньше ошибок при подсчёте;
• акты и отчёты формируются автоматически;
• удобно работать даже с большим ассортиментом и несколькими складами;
• все результаты сохраняются и доступны для анализа.

Обзор популярных программ для управления складом

Чтобы с помощью складской программы можно было проводить инвентаризацию, в ней должны быть реализованы ключевые функции:

• поддержка ТСД или мобильного приложения для сканирования штрихкодов;
• автоматическая сверка фактического количества с учётными данными;
• фиксация расхождений и формирование итоговых документов;
• синхронизация остатков между складами и торговыми точками.

Рассмотрим популярные системы для товароучёта, которые поддерживают автоматизацию инвентаризации, и сравним их по ключевым возможностям.

Как и зачем проводить инвентаризацию товаров — в статье «Инвентаризация товаров: методы, сроки, автоматизация».

1С:Управление торговлей и 1С:Розница

1С:Управление торговлей поддерживает проведение годовой и поэтапной инвентаризации. Учитывает излишки, недостачу и пересортицу. 1С:Розница  отражает только результаты инвентаризации, переданные из бэк-офиса.

Плюсы:

• Максимально гибкий и детализированный учёт остатков. Программа поддерживает различные методы: FIFO, LIFO, FEFO, учёт по партиям, сериям, характеристикам (например, размер и цвет). Строгий контроль сроков годности.
• Глубокая аналитика. Система поддерживает широкий спектр отчётов по остаткам, оборачиваемости, прибыльности, ABC-XYZ-анализу, прогнозированию спроса.
• Поддержка всех форматов торговли: опт, розница, интернет-магазин, работа по комиссии. Возможность масштабирования.
• Интеграции с большинством онлайн-касс, ЕГАИС, системой маркировки товаров, Меркурием. 
• Локальная установка: все данные хранятся на сервере компании.  Такой вариант часто обязателен по регламенту службы безопасности или отраслевым стандартам.

Минусы:

• Сложная для настройки и освоения программа. В штате должен быть квалифицированный специалист для работы с ней.
• Система требует постоянного сопровождения: обновления, техническая поддержка. Также могут понадобиться доработки силами штатного программиста.
• Лицензии на программу, обновления, сопровождение и услуги специалистов составляют значительную статью расходов.

МойСклад

Есть функция инвентаризации через документ с внесением фактических остатков. Акты списания и прихода формируются автоматически. Работа идёт через веб-версию или приложение. Есть поддержка сканеров и ТСД.

Плюсы:

• Облачный доступ. Можно работать через браузер из любого места. Система не требует установки ПО и мощного «железа».
• Автоматическое обновление.
• Интуитивно понятный интерфейс, удобный для конечного пользователя.
• Широкая поддержка онлайн-касс: учёт остатков в режиме реального времени.
• Поддержка учёта по партиям и срокам годности, работа с несколькими складами, инвентаризация, базовые отчёты по остаткам и движению.
• Поддержка ЕГАИС, систем Честный ЗНАК, Меркурий.
• Интеграция с кабинетами популярных маркетплейсов (Wildberries, Ozon и др.).
• Мобильное приложение.

Минусы:

• Есть только базовые отчёты, нет возможности сложного многоуровневого анализа.
• Для стабильной работы нужен качественный интернет.

Класс365

Инвентаризация выполняется в два клика: программа автоматически формирует список товаров, куда вручную или с помощью сканера вносят фактические остатки. Есть возможность оприходования и списания прямо из этого документа.

Плюсы:

• Всё в одном: единая облачная платформа, объединяющая CRM, складской учёт, заказы, финансы, программу для учёта продаж и интеграцию с онлайн-кассой. Удобство централизованного управления.
• Онлайн-доступ: работа из браузера, в мобильных приложениях.
• Интеграция с ЕГАИС и маркировкой. Готовое решение для работы с алкоголем и маркированными товарами.
• Автоматизация рутины: автосписание товара со склада сразу после продажи, контроль остатков, уведомления.
• Учёт по партиям и срокам годности.

Минусы:

• Меньше возможностей кастомизации. По сравнению с 1С система менее гибкая для адаптации под уникальные бизнес-процессы.
• Сложные модули, такие как производственный учёт, аналитика или многоступенчатое управление цепочками поставок, не проработаны.

Контур.Маркет

В программе есть функция инвентаризации без остановки продаж, работа с черновиками, автоматическое создание актов, поддержка ТСД и мобильных сканеров. Поддерживается учёт характеристик и маркировки товаров, интеграция с ЕГАИС.

Плюсы:

• Лёгкое подключение онлайн-касс и работа с системой маркировки товаров Честный ЗНАК. Процесс настройки кассы максимально упрощён.
• Базовый функционал для учёта товаров на складе: приход, списание, инвентаризация, контроль остатков. Поддержка учёта по срокам годности.
• Быстрый старт, не нужна установка.
• Оповещения о минимальных остатках.
• Удобный и интуитивно понятный интерфейс.
• Онлайн-доступ и контроль в режиме реального времени. Руководитель компании может проверять продажи, остатки и работу кассиров из любой точки.

Минусы:

• Ограниченные возможности для управления множеством складов со сложной структурой. Фокус на синхронизации кассы и склада для розничной точки.
• Только базовые отчёты, нет глубокой аналитики.

Интеграция LIFE PAY + Контур.Маркет — полный контроль над товарными запасами и продажами:

— Автоматические заказы и уведомления о критических остатках.

— Загрузка накладных через фото или Excel, моментальное проведение документов по ЭДО.

— ABC-анализ для оценки ассортимента, отчеты по прибыли точки в один клик.

— Интеграция с ЕГАИС, Меркурием и системой Честный ЗНАК без лишнего ПО,  соответствие требованиям закона.

Выбирайте удобный способ настройки: дистанционно или с выездом на вашу торговую точку.

CloudShop

Программа автоматически фиксирует все расхождения: списывает недостачи и приходует излишки. Есть возможность печати описи и обязательная фиксация инвентаризации текущей датой.

Плюсы:

• Облачная система, доступная с любого устройства.
• Поддержка основных моделей касс.
• Мгновенное отражение продаж с кассы в остатках на складе.
• Простой интерфейс.
• Приход, расход, перемещение, инвентаризация, отчёты по остаткам.

Минусы:

• Среднему и крупному бизнесу может не хватать функционала.
• Нет интеграции с Меркурием.
• Минимальный набор отчётов.

Атол Сигма/Эвотор

Можно провести ревизию с помощью терминала. Позиции либо сканируют, либо вносят вручную. Итоги отражаются в журнале. Программа также поддерживает частичную инвентаризацию. Можно пересчитать только часть товаров, не затронув остальные. Можно обнулить неучтённые позиции либо оставить их как есть.

Плюсы:

• «Умная» онлайн-касса с ПО  для автоматизации процесса инвентаризации прямо на устройстве или через облако.
• Касса и склад в одном, не нужно покупать и интегрировать отдельную складскую программу.
• Централизованное управление сетью касс-складов через облако. Устанавливать номенклатуру, просматривать остатки и формировать отчёты можно через личный кабинет.
• Поддержка ЕГАИС и маркировки.

Минусы:

• Интерфейс кассы не всегда удобен для управления большой номенклатурой, глубокого учёта, сложных складских операций (например, перемещений между местами хранения на складе).
• Функционал ограничен возможностями конкретной модели кассового аппарата или терминала.

Как выбрать подходящее решение

Чтобы автоматизация инвентаризации склада была удобной и эффективной, нужно подобрать программу под конкретные задачи бизнеса:

• Оцените масштаб работы. Для небольшого магазина с одним складом и номенклатурой до тысячи позиций подойдут простые облачные решения. Если у вас сеть из нескольких магазинов, десятки тысяч артикулов и несколько складов, нужна более мощная система.
• Учитывайте специфику товаров. При работе с продуктами питания, лекарствами, алкоголем или маркированными товарами выбирайте программы, где есть контроль сроков годности, поддержка маркировки, учёт партий и серийных номеров.
• Выберите тип системы. Облачные можно быстро внедрить, они автоматически обновляются и работают из любой точки с интернетом. Локальные дают полный контроль над данными и работают без интернета, но требуют ИТ-поддержки.
• Проверьте совместимость оборудования. Убедитесь, что программа для автоматизации инвентаризации поддерживает ваши кассы, сканеры, терминалы сбора данных (ТСД).
• Определите дополнительные потребности. Оцените, нужна ли вам интеграция с бухгалтерией, выгрузка данных на сайт, мобильное приложение для проведения инвентаризации прямо в торговом зале или удалённо.
• Оцените готовность команды. Сложные системы требуют обучения и, возможно, найма системного администратора. Облачные сервисы проще освоить сотрудникам без глубокой технической подготовки.

Рекомендации по внедрению

Чтобы автоматизировать инвентаризацию склада, нужно сделать несколько шагов.

Провести аудит текущих бизнес-процессов

Запишите все шаги проведения инвентаризации: кто ответственный, как считают товары, как фиксируют результаты. Отдельно отметьте проблемные места, например неудобные формы. Это поможет понять, что нужно автоматизировать в первую очередь.

Протестировать выбранные программы в демоверсии

Выберите несколько вариантов ПО и проверьте, как они будут работать в пробной версии. Внесите товар, проведите приход, сделайте продажу на «тестовой» кассе, проверьте, как списался остаток. В конце сформируйте несколько отчётов. Оцените удобство интерфейса.

Внедрить пилотный проект

Если у вас сеть магазинов, сначала внедрите систему в одном из них. Это поможет отработать все процессы с минимальными рисками. Проверьте работу касс, сканеров, терминалов сбора данных. Настройте интеграцию с программой, чтобы она сразу принимала результаты сканирования и формировала отчёты.

Провести обучение персонала работе с новым ПО

Важно инвестировать в обучение всех сотрудников: кладовщиков, кассиров, менеджеров, администраторов. Используйте инструкции, видеоуроки от поставщика ПО.

Организовать техподдежку и регулярное обновление системы

Договоритесь с поставщиком ПО о каналах связи, сроках реакции на обращения и регулярных обновлениях. Убедитесь, что техподдержка поможет также в день проведения инвентаризации, если что-то пойдёт не так.