НАЗАД К БЛОГУ
Складской учёт — важная часть работы компаний. Он помогает контролировать товарные запасы и избегать проблем с пересортицей или недостачами. При грамотной организации все процессы становятся понятными: видно, какие товары есть в магазине, их количество и где они расположены. Это уменьшает потери и помогает рационально использовать складские площади.
Особенности складского учёта в малом бизнесе
Грамотная работа склада важна для малого бизнеса. Когда объём товара и количество сотрудников ограничены — любая ошибка может стать критической.
Ключевые отличия складского учёта в малых компаниях:
- Минимальный штат
Часто за складской учёт отвечает один человек — сам владелец или администратор. Поэтому важно использовать простые и доступные системы, которые не требуют специального обучения.
- Ограниченное складское пространство
Под склад зачастую используют небольшие помещения. Ошибки в размещении или маркировке товаров могут привести к критической для работы склада путанице, списаниям и недостачам.
- Частые поставки малыми партиями
Закупки часто делают под конкретный спрос, поэтому точный учёт оборота каждой позиции очень важен. Нужно отслеживать, какие товары оборачиваются быстрее, а какие «висят» на складе.
- Личный контроль вместо регламентов
Часто собственник сам проверяет поставки, оформляет документы и контролирует запасы. Это ускоряет процессы, но требует дисциплины. Рутинные действия необходимо автоматизировать.
Задачи и цели складского учёта
Грамотно организованный учёт на складе помогает достичь сразу нескольких целей:
- Получение актуальной информации об остатках
Складской учёт помогает устранить расхождения между данными в системе и реальными остатками. Он даёт точное понимание, какой товар лежит в магазине и на складе.
- Оптимизация товарных запасов
При правильном учёте нет излишков и не возникает нехватки ходовых товаров. Также можно отслеживать сроки годности и спрос, чтобы вовремя избавляться от неликвидных товаров.
- Снижение потерь и риска краж
При полном отслеживании движения товара проще контролировать, где и когда возникают отклонения. Это снижает вероятность списаний, пересортицы и краж. Прозрачная система учёта повышает ответственность сотрудников и помогает вовремя обнаруживать подозрительные ситуации.
- Повышение эффективности склада
При правильно выстроенной системе ускоряются все логистические процессы: приёмка, сборка и отгрузка товаров. Таким образом можно уменьшить время на поиск позиций и сократить простои.
Простые методы складского учёта
Для создания системы складского учёта не обязательно покупать дорогое программное обеспечение. На первом этапе можно использовать простые инструменты.
Учёт на бумаге и в таблицах
Такой метод не требует никаких затрат. Единственное, что потребуется, — блокнот и ручка.
Когда использовать:
- в самом начале бизнеса,
- при небольшом объёме товаров (до 50 наименований),
- если склад ведёт один человек.
Преимущества:
- простой старт,
- это бесплатно.
Недостатки:
- данные трудно обновлять,
- сложно анализировать товарооборот,
- нет автоматического контроля остатков,
- есть вероятность ошибок.
Простые электронные таблицы (Excel, Google Sheets)
Для организации складского учёта по этому методу нужно создать в специальной программе таблицу с номенклатурой, ввести формулы для подсчёта остатков и сумм, а затем при каждой операции обновлять данные вручную.
Когда использовать:
- в малом бизнесе,
- при ограниченном бюджете,
- без автоматического обмена данными с кассами, CRM или бухгалтерией.
Преимущества:
- это удобнее учёта на бумаге,
- не требует вложений,
- можно видеть историю изменений,
- легко настроить таблицу под свои потребности.
Недостатки:
- отсутствует защита от ошибок ввода,
- нет контроля над правами доступа,
- нужно вводить данные вручную, нет возможности синхронизировать таблицу с кассой и онлайн-продажами.
Программы складского учёта для малого бизнеса
Есть много решений для автоматизации розничной торговли, которые могут облегчить жизнь малому бизнесу. Они дают возможность:
- автоматически формировать заказы;
- получать уведомления о критических остатках;
- быстро загружать и проводить электронные накладные;
- контролировать товарооборот с помощью встроенной аналитики (например, отслеживать прибыльность товаров);
- работать с маркированной продукцией в соответствии с законодательством;
- интегрировать систему складского учёта с кассами, маркетплейсами и внешними сервисами.
Когда использовать:
- если складом управляют несколько человек и важно отслеживать действия каждого;
- когда нужно синхронизировать склад с кассой, маркетплейсами или интернет-магазином;
- если планируется масштабирование бизнеса (открытие новых торговых точек или расширение ассортимента).
Преимущества:
- частичная или полная автоматизация складского учёта,
- возможность автоматического создания отчётов,
- снижение ошибок при работе с данными,
- доступ с разных устройств,
- возможность синхронизировать несколько торговых точек и складов.
Недостатки:
- программы требуют обучения персонала,
- нужно настроить ограничения прав доступа, чтобы обезопасить данные,
- необходима оплата от 500 рублей в месяц.
Полезные технологии для автоматизации складского учёта в малом бизнесе
Даже простые технические решения помогают снизить нагрузку и повысить точность работы со складом. Вот что подойдёт малому бизнесу:
- Сканеры штрихкодов ускоряют приёмку и отгрузку товара, уменьшают вероятность ошибок.
- Мобильные приложения позволяют вести учёт со смартфона, без постоянного доступа к компьютеру.
- Облачные решения с доступом с любого устройства помогают работать со складом из любой точки.
- Интеграция с кассовыми системами и маркетплейсами служит для автоматического учёта продаж и обновления остатков в режиме реального времени.
- Автоматические уведомления и напоминания полезны, если склад ведёт один человек и нет возможности держать всё в голове.
Как внедрить программу складского учёта пошагово
Даже простая программа складского учёта не даст результата без чёткого плана внедрения. Чтобы минимизировать ошибки и снизить сопротивление персонала, важно действовать поэтапно:
Шаг 1. Оценить текущие потребности и возможности бизнеса: объём номенклатуры, доступность интернета на складе, бюджет и количество сотрудников.
Шаг 2. Выбрать программу для ведения складского учёта. Сравните 2–3 решения по ключевым критериям: интерфейс, поддержка маркировки, возможность интеграции с кассой.
Шаг 3. Настроить процесс учёта товара и обучить персонал. Создайте роли пользователей, настройте справочники, единицы измерения, шаблоны документов. Объясните логику учёта, проведите живую демонстрацию и подготовьте простую инструкцию.
Шаг 4. Регулярно контролировать и корректировать процессы, а при необходимости — адаптировать их к новым условиям. Анализируйте отчёты, выявляйте слабые места, обновляйте справочники. При необходимости — масштабируйте систему или добавляйте модули.
Учёт товаров для ИП организуют по тем же принципам, что и для малого и среднего бизнеса. Разница только в масштабах.
Ошибки малого бизнеса при организации управления складом
Одна из самых распространённых ошибок — отсутствие единой системы учёта. Данные о товарах могут вестись в разных источниках: бумажных записях, заметках в телефоне, мессенджерах, блокнотах или неструктурированных таблицах. Это создаёт хаос при попытке собрать информацию воедино.
Другие сложности:
- Неточности из-за ручного ввода данных
Решение: автоматизировать ввод с помощью специализированных программ, использовать сканеры штрихкодов, настраивать проверку данных перед сохранением.
- Нерегулярные проверки остатков
Решение: установить график инвентаризаций — еженедельно, раз в месяц или по категориям. Использовать частичную проверку вместо полной.
- Отсутствие резервного копирования
Решение: хранить данные в своём облаке, делать автоматические резервные копии или использовать ПО с облачным хранением.
- Недостаток времени и знаний
Решение: запланировать обучение персонала, составить пошаговые инструкции и чек-листы. При нехватке времени — подключить аутсорсинг или настроить удалённый контроль с помощью облачной системы.
Автоматизация складского учёта снижает зависимость от человеческого фактора, ускоряет работу и помогает избежать потерь. Для этого не нужны дорогостоящие решения — достаточно использовать базовое программное обеспечение, сканеры или облачные сервисы.
Специалисты LIFE PAY помогут подключить платёжные терминалы, интегрированные со складской системой, и настроить удобный учёт товаров. Это сэкономит время, сделает процессы управляемыми и даст возможность сосредоточиться на росте компании.
