Сроки обновления фискального накопителя: на что обратить внимание

Содержание

• Подробнее о фискальном накопителе: что это, где используется и зачем
• Период использования ФН в онлайн-кассе
• Как узнать срок действия ФН
• Замена фискального накопителя

До 10 000 рублей — штраф, предусмотренный за использование кассового аппарата с просроченным фискальным накопителем (ст. 14.5 КоАП РФ). За такое нарушение могут быть применены и другие санкции: аннулирование регистрации онлайн-кассы или лишение должностных полномочий. Чтобы исключить такой риск, нужно следить за сроком службы фискального накопителя и вовремя его менять.

Подробнее о фискальном накопителе: что это, где используется и зачем

Фискальный накопитель (ФН) — чип, который выступает в роли карты памяти в онлайн-кассе. У него две функции:

1. Хранение информации о кассовых чеках.
2. Шифрование и передача информации о кассовых операциях для дальнейшей проверки.

Выглядит ФН как небольшая плата. Находится он в опломбированном корпусе онлайн-кассы. Выдаётся вместе с техническим паспортом.

С помощью фискального накопителя оператор фискальных данных передаёт сведения о транзакциях в налоговую. Передача данных происходит онлайн. Если сети нет, то ФН хранит информацию до появления интернета, после чего передаёт сведения фискальному оператору.

Предприниматель обязан следить за тем, чтобы онлайн-касса работала корректно, а также соблюдать сроки применения ФН. При завершении эксплуатационного периода чип перестаёт передавать информацию о кассовых операциях оператору фискальных данных и в налоговую.

Период использования ФН в онлайн-кассе

Фискальные накопители делятся на два вида в соответствии с эксплуатационным периодом:

• 13/15 месяцев,
• 36 месяцев.

Отсчёт периода действия ФН начинается с момента его установки в онлайн-кассу и активации. Указанные сроки считаются максимальными. Использовать ФН на 36 месяцев в течение, например, 12 или 26 месяцев — можно. Но работать с ним более 36 месяцев — недопустимо.

ФН выбирают в соответствии с особенностями деятельности компании. Требования по его применению установлены Федеральным законом № 54-ФЗ, согласно которому использовать ФН на 13/15 месяцев может компания, которая:

• работает сезонно (независимо от системы налогообложения);
• реализует подакцизную продукцию либо предоставляет услуги в сфере общественного питания;
• осуществляет коммерческую деятельность в регионах, удалённых от сетей связи (где допустимо использование ККТ без передачи фискальных данных);
• работает на ОСНО (общая система налогообложения).

Точные сроки зависят от деятельности компании. Например, для большинства организаций на ОСНО срок действия ФН составляет 15 месяцев (примерно 470 дней). Но если организация продаёт подакцизный товар, то ФН проработает только 410 дней. Подробные условия прописаны в Федеральном законе N 54-ФЗ.

В остальных случаях компании и ИП должны работать с фискальным накопителем на 36 месяцев. Это касается и организаций, которые:

• ведут коммерческую деятельность всесезонно;
• работают на спецрежиме налогообложения без его совмещения с ОСНО (УСН, ЕСХН, патент);
• не являются платёжными агентами;
• используют онлайн-кассы с передачей данных в налоговую через оператора фискальных данных.

Бизнес, соблюдающий эти условия, может не менять фискальный накопитель примерно 1000 дней. Заменить его нужно раньше, если:

• на чипе закончится память;
• у компании изменится владелец, и касса будет перерегистрирована;
• при регистрации онлайн-кассы возникнет ошибка;
• произойдёт технический сбой.

Ближе к концу периода действия ФН нужно регулярно проверять его состояние и заменять чип ещё до того, как он заблокируется из-за завершения срока эксплуатации. Иначе придётся приостановить продажи, пока не будет установлен новый накопитель.

Как узнать срок действия ФН

Посмотреть инструкцию по эксплуатации ФН можно двумя способами:

1. Карточка регистрации. Выдаётся владельцу при постановке кассового оборудования на учёт. Бывает электронной или бумажной. Электронную можно найти в личном кабинете на портале ФНС. Бумажный вариант карточки выдаётся вместе с кассой. В нём указана информация о сроке действия чипа: 13/15 или 36 месяцев. Отсчёт этого периода начинается с момента активации онлайн-кассы.
2. Портал оператора фискальных данных. Большинство ОФД предоставляют клиентам личный кабинет на своём портале. В нём можно найти полную информацию о кассах, которые используются юридическим лицом или предпринимателем. Также в личном кабинете указаны сроки применения ФН.

Узнать текущее состояние чипа можно через онлайн-кассу. Например, для ККТ Атол от LIFE PAY нужно:

1. Нажать на кнопку перемотки чеков, когда устройство выключено.
2. Включить фискальный регистратор и удерживать его до появления предварительного звукового сигнала.
3. Дождаться повторного звукового сигнала и отпустить кнопку перемотки.

После этого ККТ распечатает длинный чек с информацией о фискальном накопителе данных. Там же будет указан срок его действия в формате ГГ-ММ-ДД.

Некоторые мобильные онлайн-кассы позволяют просматривать срок действия ФН через внутренний функционал. Для этого  в общем меню устройства найдите вкладку «Статус ФН» или «Состояние ФН» — в зависимости от модели оборудования.

Большинство современных касс уведомляют о скором завершении срока действия фискального накопителя. Предупреждение появляется за тридцать дней (повторно – за три дня) до момента блокировки чипа. Оно отображается на экране кассового терминала или в личном кабинете на портале ОФД.

Замена фискального накопителя

Обновлять фискальный накопитель нужно до завершения его срока действия и блокировки. Новый чип вы можете получить в сервисном центре онлайн-кассы, у оператора ФД или у официального поставщика ФН. Замена накопителя включает:

1. Закрытие смены. Перед заменой чипа нужно закрыть смену и убедиться, что все данные переданы в ОФД. Найти нужную информацию можно в z-отчёте. Если в графе «Количество неотправленных документов» ничего нет («0», «—» или пусто), то переходим к следующему этапу. Если есть неотправленные документы, нужно перезагрузить устройство, проверить подключение к интернету и повторить процедуру (возможно, данные не были отправлены из-за кратковременного сбоя сети).
2. Закрытие накопителя. Использованный накопитель нужно «закрыть» через настройки онлайн-кассы. Для каждого устройства подробная инструкция будет своя. Найти нужную команду можно в разделе «Операции с ФН» -> «Закрытие фискального накопителя».
3. Получение отчёта. Когда ФН будет закрыт, касса распечатает отчёт. Этот документ нужно сохранить для налоговой проверки.
4. Извлечение чипа. Извлечь фискальный накопитель из корпуса кассы можно самостоятельно. Но лучше обратиться в сервисный центр, к которому прикреплено конкретное кассовое оборудование.
5. Установка нового чипа и регистрация кассы. На место извлечённого накопителя нужно установить новый, после чего провести повторную регистрацию онлайн-кассы с пометкой «Замена фискального накопителя».

Обновлять фискальный накопитель самостоятельно не рекомендуется. Это может привести к некорректной работе чипа и нарушениям настроек кассового аппарата. Заменять ФН нужно либо под контролем специалистов по обслуживанию кассовой техники, либо через сервисный центр, который обслуживает кассу.

Важно: использованный фискальный накопитель нельзя выбрасывать. В соответствии с законом N 54-ФЗ его нужно хранить 5 лет после закрытия.

Чтобы правильно вести коммерческую деятельность, нужно не только использовать онлайн-кассу, но и следить за её исправностью. В том числе — за сроком действия накопителя. От этого зависит работоспособность чипа и корректность передачи информации в налоговую. Тратить меньше времени на организационные процессы и больше сил уделять бизнес сможет при сотрудничестве с надёжным поставщиком ККТ и ФН, который поможет в вопросах обслуживания онлайн-кассы.