Облачная онлайн-касса для собственной доставки и курьерских служб

Службы доставки продуктов питания, готовой еды, посылок —  сотрудники этих организаций и подразделений выездные специалисты, которые работают с клиентами вне торговой точки. Оплату за свои услуги и товары такой бизнес нередко принимает также на месте у клиента. 

По закону каждая продажа должна быть фискализирована, а покупателю отправлен чек. В этой статье рассказываем как курьерам получать оплату от клиентов с соблюдением 54-ФЗ.

• Когда не нужно применять кассу
• Как выездным сотрудникам выдавать чеки не нарушая закон 
• Как подключить облачную кассу
• Какой терминал подойдет к облачной онлайн-кассе
• Кейс франчайзинговой сети доставки еды
• Выводы

Когда не нужно применять кассу

Отсутствие онлайн-касс у курьеров и других выездных сотрудников не нарушает требования законодательства в таких ситуациях:

1. Полная предоплата онлайн.

Если клиенты оплачивают заказы целиком на сайте или в приложении, а сотрудники не принимают деньги при доставке, кассовая техника для них не требуется.

2. Доставка через третьих лиц.

Если компания использует стороннюю службу доставки, которая самостоятельно оформляет чеки при расчете, то ответственность за кассовую дисциплину лежит на этой организации.

Если курьеры являются сотрудниками по трудовому договору или договору подряда, вам необходимо обеспечить их соответствующей кассовой техникой. Оплатил клиент наличными или банковской картой — в любом случае чек должен быть оформлен и доставлен покупателю.

Как выездным сотрудникам выдавать чеки не нарушая закон

Российское законодательство лояльное и разрешает службам доставки применять онлайн-кассу вне места совершения расчета. Это значит, что сотрудникам не обязательно носить устройство с собой. 

При этом клиентам нужно выдать чек в момент расчета. Получается курьер все-таки должен использовать онлайн-кассу, которая фискализирует продажу и сформирует этот чек. В этой ситуации подойдет облачная касса.

Что такое и как работает облачная касса

С точки зрения законодательства облачная касса это онлайн-касса, то есть ее функционал аналогичный: 

• записывать данные о платежах в фискальный накопитель;
• передавать чеки в ФНС и покупателям.  

Особенности облачной кассы:

• получает и передает информацию в удаленном формате;
• предоставляется как сервис в аренду;
• физически находится на территории провайдера в центре обработки данных (ЦОД);
•  покупатели получают электронные чеки в  виде на почту или в смс.

Алгоритм работы облачной кассы

1. Покупатель передает оплату сотруднику доставки.
2. Данные о платеже через интернет поступают в облачную кассу.
3. Касса формирует чек, записывает его в фискальный накопитель (ФН) и передает оператору фискальных данных (ОФД).
4. ККТ транслирует данные по транзакции в личный кабинет компании и автоматически в учетную программу, если подключена интеграция.
5. ОФД передает чек в ФНС и клиенту в смс или по e-mail.

Дополнительный функционал облачной кассы 

При выборе облачной кассы обратите внимание на дополнительные услуги, которые предоставляет провайдер фискализации. Например, с облачной кассой LIFE PAY вы получите опции, которые помогут вам сэкономить на покупке дополнительных программ, оборудования и на техподдержке. 

Личный кабинет компании

• в нем хранятся все чеки;
• есть раздел с отчетами;
• можно создать каталог товаров, оформить возврат, создать чек коррекции;
• есть встроенная CRM.

ЛК предназначен в том числе для удаленной работы с облачной онлайн-кассой, контроля бизнеса, формирования единой отчетности, работы с программой лояльности.

Также через личный кабинет можно подать заявку на регистрацию кассы в ФНС.

Собственная служба поддержки

• помогут настроить оборудование, ответят на вопросы;
• подберут и вовремя заменят фискальный накопитель;
• круглосуточно мониторят работоспособность онлайн-кассы и устраняют неполадки.

Интеграции с платежными системами

Облачная касса LIFE PAY подключается к различным платежным терминалам и получает от них данные онлайн.

Эквайринг для службы доставки и систему быстрых платежей (СБП) можно подключить сразу вместе с покупкой облачной кассы.

Интеграции с программами для бизнеса

У облачной кассы LIFE PAY более 40 интеграций с различными программами:

• товароучетными, например, с 1С:Бухгалтерия;
• CRM и профильными сервисами, например, с U-ON, RetailCRM, YCLIENTS, МойСклад.

Для индивидуальных проектов есть открытое API.

Благодаря интеграциям данные по чекам из личного кабинета LIFE PAY  автоматически синхронизируются с программами, которыми пользуется бизнес. Бухгалтерии не нужно заниматься сверкой, а предприниматель всегда знает сколько заработал.

Облачная касса на смартфоне

Удаленный доступ к облачной кассе LIFE PAY возможен с любого устройства, в том числе на мобильных телефонах через специальное приложение.

Также через приложение на смартфоне курьер может принимать оплату от клиентов.

С этими решениями к одной кассе можно в любое время без затрат подключить нового сотрудника доставки, и в тот же день он уже будет принимать оплату у клиентов.

Как подключить облачную кассу

Просто купить онлайн-кассу и начать принимать платежи не получится, необходимо выполнить ряд действий.

Чтобы ККТ могла законно работать необходимо:

1. приобрести устройство с кассовой программой;
2. выбрать и купить фискальный накопитель;
3. выпустить квалифицированную электронную подпись (КЭП);
4. подать заявление на регистрацию кассы в ФНС;
5. заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД);
6. произвести фискализацию, чтобы получить отчет о регистрации;
7. передать данные из этого отчета в ФНС, чтобы завершить регистрацию кассы.

Дополнительно бесплатно:

• на выбор предоставим предложения от наших партнеров банков-эквайеров и подключим эквайринг для службы доставки и транспортных компаний;
• подключим СПБ по ставке от 0 до 0,7% для приема оплат по QR-коду.

Какой платежный терминал подойдет к облачной онлайн-кассе

Облачная касса работает удаленно, но обязанность принимать оплату на месте у  курьера остается, если не было 100% предоплаты заказа онлайн. Многие клиенты предпочитают оплачивать безналично, и бизнесу это удобно — не будет сложностей со сдачей, нет рисков получить фальшивую купюру.

Для приема платежей есть несколько решений.

Облачная касса + платежный терминал

Облачная касса LIFE PAY может работать в связке с разными платежными терминалами. Например, для службы доставки подойдет миниатюрный мобильный терминал QPOS mini. Именно такими терминалами уже пользуются курьеры ВкусВилла.

Кейс франчайзинговой сети доставки еды

Дано

В сети доставки участвует 6 юридических лиц, потому что предприниматели работают под одним брендом по франшизе. Это создает сложности в организации доставки — оплату предприниматели должны получать на свой банковский счет по своим реквизитам. 

Задача

Каждое юрлицо должно получать оплату только за те заказы, которые относятся к конкретной франшизе.

Выделять курьера на каждое юрлицо затратно, так как заказы по юрлицам приходят неравномерно. Покупать несколько терминалов для каждого юрлица — затраты на оборудование, высокая вероятность путиницы из-за невнимательности сотрудников доставки. Нагружать сотрудника оборудованием тоже нежелательно, так как заказы часто объемные и тяжелые.

Решение

• подключили фискализацию через одну облачную онлайн-кассу;
• установили ФН и кассовую программу LIFE POS;
• подключили эквайринг и СБП;
• оборудование для курьеров — 2 терминала SUNMI P2PRO с платежным модулем SmartPOS;
• подключили опцию «Мультимерчант» для разделения оплат по юрлицам.

С «Мультимерчантом» у курьера появилась возможность маршрутизировать транзакции по юрлицам. Если ИНН при оплате не выбран, деньги поступают на счет, который указан по умолчанию — это может быть франчайзи, у которого, например, большая доля заказов.

Результаты

На 6 юрлиц 2 терминала и одна онлайн-касса. С каждого терминала можно принять оплату для разных юрлиц, и каждый владелец франшизы получает только свою выручку. 

Выгода бизнеса:

• все транзакции проходят через одну облачную кассу;
• сэкономили на покупке отдельных терминалов под разные юрлица;
• деньги поступают без путаницы на расчетный счет франчайзи, который обработал заказ;
• наиболее выгодная ставка по эквайрингу для группы юрлиц;
• проще вести учет, так как транзакции в личном кабинете отображаются по каждому юрлицу отдельно.

Облачная касса + смартфон курьера

Чтобы еще больше сэкономить, можно принимать платежи на доставке с помощью смартфона. 

Таким образом, получится, что для организации доставки вообще никакое оборудование покупать не нужно. А если у вас интернет-магазин с доставкой — подключайте оплату на доставке и онлайн-платежи к одной облачной кассе LIFE PAY.

Выводы

Облачная онлайн-касса экономичный и удобный вариант для собственной доставки и курьерских служб: 

• онлайн-касса в аренду как сервис;
• возможность обойтись без платежных терминалов;
• оперативность при подключении новых сотрудников доставки;
• удаленный контроль бизнеса в реальном времени.