Облачная касса: понятие и принцип работы

Содержание

• Что такое облачная онлайн-касса
• Как работает облачная касса
• Облачная касса или физическая: в чем разница
• Преимущества облачной кассы и ее недостатки
• Как правильно выбрать облачную кассу

Каждый предприниматель знает: если заниматься интернет-торговлей, перевозками или оказывать услуги на дому у клиента, все равно необходимо использовать онлайн-кассы для расчетов. Это касается индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Такие требования отражаются в 54-ФЗ.

Чтобы не нарушать нормы законодательства и избежать серьезных штрафов, не обязательно покупать стационарное устройство. Гораздо удобнее для таких целей использовать виртуальную кассу. Однако не для каждого направления бизнеса она подойдет. Разберемся, что такое облачная касса, зачем нужна, как работает и какую лучше выбрать.

Облачная касса: что это такое?

Облачная касса – одна касса для всех каналов продаж

Облачная касса LIFE PAY поможет сэкономить на покупке кассового оборудования и работать в строгом соответствии с 54-ФЗ

Подключить

Облачная касса — это аналог стационарного кассового устройства, при помощи которой ведется учет поступлений средств от покупателей, а данные об оплате автоматически отправляются в налоговую инспекцию. Основное отличие облачной кассы (или как еще называют цифровая или виртуальная) от физической онлайн-кассы то, что физически самого кассового аппарата у предпринимателя нет, она хранится на удаленном сервере.

Что нужно, чтобы пользоваться облачной кассой

• арендовать оборудование, которое находится в защищенном дата-центре;
• заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) о предоставлении услуг;
• если оплату за товар будет принимать ваш сотрудник, также нужно заранее позаботиться о специальном приложении для смартфона.
• облачная онлайн-касса также, как и стационарная, полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. Она регистрируется в налоговой инспекции, где виртуальному устройству присваивается уникальный номер. Для этого следует предварительно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Получается, что цифровая касса заменит предпринимателю полноценную контрольно-кассовую технику (ККТ).

Как работает облачная касса

Для начала работы с облачной кассой, необходимо соблюсти все формальности: арендовать виртуальное оборудование, заключить договор с ОФД, заказать разработку приложения для приема оплаты от клиентов, зарегистрировать личный кабинет в системе.

Сама схема работы облачной кассы состоит из следующих этапов:

• Клиент перечисляет деньги за товар или услугу. Платеж совершается онлайн через сайт либо принимается сотрудником. При этом у выездного курьера или мастера, который работает на дому, должно быть установлена специальная программа на мобильном устройстве. Утилиту необходимо настроить так, чтобы она синхронизировалась с онлайн-кассой. Такие приложения позволяют принимать оплату разными способами: наличными средствами, банковской картой или по QR-коду.
  
• Деньги покупателя поступают на расчетный счет предпринимателя. Банк направляет информацию о поступлении средств на виртуальную кассу.
  
• Облачная касса без кассового аппарата автоматически формирует чек и передает его оператору фискальных данных. 
  
• ОФД дублирует полученную информацию в ФНС, тем самым предприниматель соблюдает все требования законодательства. Также оператор направляет чек о приеме оплаты клиенту по электронной почте или СМС-сообщением.
  
• Данные обо всех операциях остаются в фискальном накопителе, который предусмотрен в онлайн-кассе. То есть фактически информация поступает в базу облачного хранилища.

По сути, облачная или виртуальная касса работает без участия предпринимателя. То есть весь процесс обработки платежей, формирования чеков и передачи отчетов в налоговую инспекцию полностью автоматизирован.

Облачная касса: кто может применять по 54-ФЗ

Онлайн-касса для интернет-магазина

Принимайте платежи на сайте, в интернет-магазине и отправляйте электронные чеки в соответствии с 54-ФЗ

Подключить

Несмотря на удобство облачной кассы, работать с ней разрешено только отдельным категориям предпринимателей. Так, использовать виртуальный аналог стационарного расчетного оборудования вправе:

• владельцы интернет-магазинов и вендинговых аппаратов;
• компании, которые занимаются клинингом и курьерской доставкой;
• организации, оказывающие услуги по грузоперевозкам и таксопарки;
• предприниматели, чей бизнес связан с разъездной торговлей;
• страховые агенты и риэлторы;
• предприниматели, чьи сотрудники оказывают услуги у себя или у клиента на дому.

Можно ли применять облачную кассу, если есть точка продаж?

Облачная касса для мобильных сотрудников

Все инструменты для мобильной торговли в одном комплекте.

Подключить

Согласно 54-ФЗ, если расчет происходит в стенах торговой точки, то и покупателю должен быть выдан бумажный чек.

Это правило должно строго соблюдаться, поэтому и облачная касса в классическом виде не может быть применима при продажах в магазинах, офисах, центрах услуг. Иными словами,

При торговле в наземных точках предприниматель не имеет право пользоваться виртуальной кассой, размещенной в удаленном дата-центре. Следовательно, выдавать чеки по SMS и email покупателям в стенах торговой точки нельзя – выдавать нужно бумажный чек.

НО

Если у продавца подключены несколько каналов продаж в вариациях:

1. Наземный магазин + доставка
2. Наземный магазин + интернет-магазин (сайт с возможностью приема платежей)
3. Наземная точка + интернет-магазин + доставка

то предприниматель имеет возможность

1. Сэкономить на покупке и содержании кассовых аппаратов
2. Соблюсти 54-ФЗ и не попасть под штраф
3. Организовать единую кассу для всех каналов продаж, работающую по принципу облачной

Эту услугу предоставляет LIFE PAY. Схема проста: нужно приобрести кассу (фискальный регистратор, смарт-терминал 3-в-1) и разместить ее в своем офисе продаж. При покупке на точке касса будет выдавать бумажные чеки. При подключении услуги “Облачная касса” от LIFE PAY приобретенная касса также будет фискализировать сделки, оплаченные на вашем сайте или на доставке и отправлять электронные чеки клиентам. По сути, получается та же самая облачная касса, но с размещением фискального накопителя не в удаленном дата-центре, а у себя в стенах торговой точки.

В этом случае у предпринимателя получится сэкономить не просто сэкономить на покупке кассовых устройств (которых, как правило, требуется бизнесу в количестве более 2 штук – но и на аренде кассы в дата-центре. Единственные траты в этом случае – покупка одного кассового устройства.

Облачная касса или физическая: в чем разница

Чем отличается облачная касса от физической онлайн-кассы?

1. В первую очередь виртуальная касса отличается тем, что само оборудование для обработки платежей находится не на месте продаж, а в дата-центре. Сам предприниматель не отвечает за работу кассового оборудования и его техническое состояние. Физическая ККТ может не только сломаться, но и дать сбой, если возникнут неполадки в электросети или на линии у интернет-провайдера.
2. Кроме того, в облачной кассе фискальный чек формируется дистанционно и направляется покупателю в электронном формате. Обычно документ об оплате высылается на e-mail или в СМС-сообщении. В отличие от цифровой, возможности стационарного устройства для приема платежей позволяют распечатать бумажный чек. Также через физическое оборудование можно отправить его и в виртуальном виде.
3. Еще одно важное отличие между двумя разновидностями ККТ заключается в том, что облачную кассу может применять в работе не каждый предприниматель. Ее можно использовать только тем, кто принимает оплату по месту нахождения клиента. В свою очередь, физическое оборудование для расчетов с покупателями подойдет для любого направления бизнеса.

Преимущества облачной кассы и ее недостатки

Облачная касса – одна касса для всех каналов продаж

Облачная касса LIFE PAY поможет сэкономить на покупке кассового оборудования и работать в строгом соответствии с 54-ФЗ

Подключить

Достоинства использования виртуальной кассы для приема платежей очевидны.

Основные плюсы облачной кассы:

1. Экономия на закупку и обслуживание оборудования. Предпринимателям не придется тратить средства на приобретение физического устройства, его ремонт и обновление системы. Все расходы за поддержание облачной кассы в рабочем состоянии несет компания, которая предоставляет ее в аренду.
2. Объединение нескольких ККТ в одном сервисе облачных касс. Для принятия оплаты от клиентов предпринимателям не требуется обеспечивать каждого выездного сотрудника отдельным кассовым оборудованием. Чтобы оформить платеж в соответствии с законодательством, достаточно установить на гаджеты работников специальное приложение.
3. Минимальная вероятность поломок и технических сбоев. Если даже случаются какие-то неполадки в работе оборудования в дата-центре, специалисты технической поддержки обычно быстро их устраняют. Предпринимателям не приходится самостоятельно решать подобные проблемы и нести дополнительные расходы.
4. Предсказуемые расходы. За аренду и обслуживание облачной кассы предприниматели платят фиксированную сумму каждый месяц.
5. Экономия времени на настройку. Подключение виртуальной кассы проходит полностью дистанционно. Работать с ней можно сразу после оплаты за услуги провайдера и получения доступа к личному кабинету. Все, что останется сделать — интегрировать кассу с приложением сотрудников. Как правило, с этим помогают специалисты обслуживающего провайдера.
6. Надежность. Если даже в каком-либо интерфейсе связи случается сбой, на этот случай есть его дублирующий вариант. Аналогичная ситуация с сетями. Если со стороны провайдера произошла поломка, автоматически подключается резервный канал связи. Для бесперебойной работы оборудования в дата-центре предусмотрены дополнительные источники питания.

Помимо преимуществ, у цифровых касс есть и недостатки.

При этом главный из них — работа с облачной кассой подходит не всем. Предприниматели, которые торгуют или оказывают услуги в помещениях и принимают оплату от клиента на месте, не вправе использовать виртуальный ККТ.

Есть еще один важный нюанс: иногда цифровая касса обходится дороже стационарной. Речь идет о расходах в годовом исчислении. Например, за аренду облачной кассы на месяц приходится платить от двух тысяч рублей. Если посчитать за год, выходит 24 тысячи рублей.

Для сравнения: бюджетная модель стационарной кассы стоит 13 тысяч рублей. Несмотря на видимую выгоду, стоит учитывать и возможные риски: оборудование в любой момент может сломаться, а также существует риск возникновения простоев из-за отсутствия света.

Как правильно выбрать облачную кассу

Для начала изучите предложения провайдеров за аренду кассы, проанализируйте их тарифные планы и условия предоставления услуг. Обычно стоимость временного пользования сервиса и фискального накопителя — это две отдельные суммы. Также отдельно придется заплатить за установку приложения на смартфон для мобильного сотрудника.

Что касается условий, то у каждого провайдера они отличаются. В основном, компании предлагают определенные тарифы, в которые включены разные комплексы услуг. Некоторые организации сразу включают в стоимость аренды кассы подключение к ОФД и регистрацию оборудования в ФНС.

Также не стоит забывать, что облачная касса – это не только технология, но и программа, которая контролирует ее работу и управляет кассовыми операциями и данными по продажам, чекам и транзакциям.

И к сожалению, существует несколько проблемных мест, когда кассовая отчетность может путать данные и добавлять работы сотрудникам бухгалтерии.

Какой же должна быть “умная отчетность”, предоставляемая кассовой программой?

1. Если Предприниматель работает в какой-либо учетной системе, то данные по продажам могут не коррелировать с данными по чекам из-за отсутствия синхронизации между ними. Может получиться разночтение между данными в учете и фискальными данными переданными в налоговую. Как следствие, возникают ошибки в учете или двойная работа по сведению данных. Интеграция учетной системы с Личным кабинетом LIFE PAY – это мгновенное получение данных о чеках в учетную систему предпринимателя и, следовательно, обогащение данных о продажах и заказах фискальными данными. Т.е. фискальные данные дополняют главную отчетность и позволяют вести учет в едином окне.
2. Работая с несколькими каналами продаж, учет, как правило, осуществляется с помощью ручного сбора информации из нескольких кабинетов (банки учетные системы, кассовое ПО), т.к. на каждом этапе происходит отдельно. Процесс ведет к потере времени на сбор и сопоставление информации, отсутствию актуальной информации под рукой. Не имея точных данных сложно вести корректный учет продаж. Облачная касса LIFE PAY автоматически собирает данные в единый личный кабинет LIFE PAY, избавляя от ручных процессов и ошибок при ручном вводе. Опция дает возможность настраивать глубокую аналитику в разрезе канала продаж, заказа, артикула товара, определенного терминала, торговой точки и даже курьера. Подобная подробная отчетность документирует действия сотрудников и позволяет быстро заподозрить фрод при наличии большого количества отмен и возврат на имя одного сотрудника.

Пошаговая инструкция по подключению виртуальной кассы в LIFE PAY

Если вам нужна облачная касса онлайн без кассового аппарата или с оплатой за чек, лучшее решение — обратиться LIFE PAY. Компания предлагает весь комплекс услуг для оптимизации бизнеса по самым доступным ценам. Чтобы подключить облачную кассу, следуйте алгоритму:

1. Оставьте заявку на сайте. Для этого потребуется указать номер вашего мобильного телефона и нажать кнопку с соответствующей надписью. Есть еще один вариант для связи с нашими операторами — отправить запрос по e-mail. Специально для таких целей в правой нижней части экрана предусмотрена форма. В ней достаточно вписать имя, адрес электронной почты и краткую суть обращения. Как только один из операторов освободится, он вам сразу перезвонит или напишет. Сотрудник подробно проконсультирует по вашему вопросу и поможет в выборе оптимального варианта решения для вашего бизнеса.
   
2. Подпишите договор на услуги. Срок сдачи в аренду облачной кассы обычно составляет 12 месяцев, а фискальный накопитель предоставляется на 15 или на 36 месяцев. Как только договор будет подписан сторонами, специалисты Life Pay берут на себя всю работу по заключению договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой службе. Также компания оказывает помощь по быстрому выпуску электронной подписи, если у вас ее еще нет. Как только формальности будут соблюдены, специалисты Life Pay создадут учетную запись в системе.
   
3. Установите приложение на девайсы сотрудников. У компании есть готовые модули под разные направления бизнеса, поэтому вам не придется покупать новую программу. Специалисты подробно проконсультируют, как установить и настроить приложение.

По сути, предпринимателям нужно только заключить договор и оплатить услуги LIFE PAY После того как будет создана учетная запись и установлены приложения на гаджеты выездных сотрудников, можно начинать работать и принимать платежи от покупателей.

Сколько будет стоить облачная касса

Сумма расходов и стоимость облачной кассы зависит не только от тарифной политики провайдера. На нее также будут влиять количество транзакций. Так, одна облачная касса учет ведет и обрабатывает не более 6 тысяч чеков в сутки. У фискального накопителя также существуют ограничения. Он способен хранить около 250 тысяч записей. Если у предпринимателя большое количество сотрудников, ему потребуется арендовать несколько цифровых онлайн-касс.