ОФД — оператор фискальных данных

Последние 2-3 года подавляющему числу компаний и предпринимателей приходится в корне менять принципы своей работы. В первую очередь это касается появления таких терминов, как онлайн-кассы, механизм их подключения, электронные чеки и др.

Аббревиатура ОФД означает “оператор фискальных данных”. Но, возникает множество вопросов по поводу того, что это такое, что значит подключение ОФД для кассовых аппаратов, как пользоваться фискальным накопителем (ФН) информации и как он взаимодействует с ОФД. В нашей статье ответим на все эти вопросы и постараемся объяснить, как работает оператор фискальных данных (OFD) и для чего нужен.

Что такое ОФД?

ОФД — это оператор фискальных данных, который выполняет посреднические функции между предпринимателем и налоговой службой, принимает и обрабатывает получаемые данные с фискального накопителя ККТ для передачи информации в налоговую службу. Компания оператор должна гарантировать конфиденциальность и защиту такой информации, а также хранить ее в течении пяти лет.

Главные услуги ОФД: получение фискальных чеков, обработка фискальных данных, бланков строгой отчётности, отчётов в цифровом формате и пересылка их в налоговую службу.

Основными услугами ОФД являются: расшифровка сохранённой информации о произведённых расчётных операциях и отправка данных налоговикам. Оператору фискальных данных должны предоставляются следующие виды отчётных форм:

• о факте регистрации кассы (предоставляется после заключения договора с ОФД и его оплаты);
• после того как ФН будет заменён, должен быть отправлен отчёт о перерегистрации кассы; 
• отчётная информация о проведённых расчётах;
• информация о закрытии ФН.

Обработка фискальных данных

Все зашифрованные данные хранятся на фискальном накопителе. Он представляет собой микрочип в онлайн-кассе. Следует учитывать, что чек, распечатанный без ФН, является недействительным, такое действие противоречит нормативно-правовым актам. Хранение данных в ФН должно производиться в течение пяти лет.

Модель ФН выбирается в зависимости от режима налогообложения и вида бизнеса. Фискальный накопитель обладает различными временными периодами действия. Ознакомиться со списком таких накопителей, которые рекомендованы к использованию в Российской Федерации, можно на сайте налогового органа.

По истечении срока действия ФН необходимо заменить на новый и хранить в течение пяти лет.

Если рассказать схематично, то алгоритм передачи информации от Оператора налоговикам выглядит следующим образом:

• в момент реализации товара (оказания услуги) и принятия оплаты за это, покупателю должен выдаваться чек;
• ФН зашифровывает полученную информацию о пробитом чеке и не позволяет её изменять;
• отправляет разрешающий сигнал онлайн-кассе на распечатку чека с данными ОФД в кассовом чеке;
• данные из ФН в зашифрованном формате отправляются Оператору;
• Оператор проводит проверку подлинности чека, отправляет кассе подтверждение, затем выполняет расшифровку данных и в виде отчёта отправляет их в налоговые органы.

В ситуации, когда интернет по каким-либо причинам отсутствует, данные сохраняются на фискальном накопителе. При первой же возможности они перенаправляются Оператору. В любом случае информация должна быть представлена в налоговые органы в течение 30 дней. При нарушении этого срока касса подлежит блокировке, а на продавца будут наложены штрафные санкции.

Функции оператора фискальных данных

Функции Оператора детально регламентируются статьёй 4.5 ФЗ № 54. В соответствии с этим нормативным актом Оператор обязан:

• производить обработку информации от контрольно-кассовой техники в онлайн-режиме;
• выполнять проверку правильности оформления чеков в налоговые органы с целью недопущения ошибок;
• ежедневно обязан передавать полученные данные в налоговые органы в виде отчёта ОФД;
• создавать все условия для доступа налоговому органу к базе фискальных данных по его запросу;
• не допускать к базе данных третьих лиц;
• обеспечивать защиту фискальных данных без утечек и потерь, хранящейся информации;
• в полной мере исключать возможность изменения, блокировки или уничтожения хранящейся информации;
• обеспечивать дублирование хранящейся информации;
• своевременно информировать налоговиков о фактах подписания или расторжения договорных обязательств с владельцами ККТ;
• организовывать отправку копий чеков клиентам в электронной форме на email или SMS на номер телефона, если о такой услуге заключено соответствующее соглашение.

Кроме того, ОФД нужен для организации помощи в управлении эффективными продажами, а также в работе с маркированными товарами. Так, предприниматели освобождаются от необходимости подключаться к другим сервисам.

Чтобы работать в сфере услуг оператора фискальных данных, он должен иметь веб-ресурс, с обозначением информации о своих контактах, иметь подходящее серверное оборудование и программное обеспечение, другие техсредства, которые позволяют обрабатывать, защищать и хранить базу данных фискальной информации. Более детально ознакомиться с особенностями Оператора можно на сайте ofd.ru.

Кто именно должен сотрудничать с ОФД?

В соответствии с ФЗ № 54 использовать онлайн-кассы для регистрации расчётов со своими клиентами (покупателями) обязаны индивидуальные предприниматели и коммерческие компании, занятые в таких сферах, как:

• ведение розничной торговли;
• сфера обслуживания;
• оказывающие услуги общественного питания;
• в области онлайн-торговли;
• в сфере вендинга.

Именно эти субъекты обязаны заключить договор с Оператором для организации отправки фискальных данных в онлайн-режиме налоговикам. Если это требование Закона проигнорировать, такое действие будет расцениваться как его нарушение со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.

Эти условия охватывают почти все сферы бизнеса и распространяются на бюджетные организации, которые оказывают услуги на платной основе.

Какие виды бизнеса не попадают под обязанность работать с ОФД?

На законодательном уровне установлен круг субъектов, ведущих коммерческую деятельность, которые освобождены от применения ККТ, а, следовательно, и от необходимости работать с Оператором.

В таком перечне числятся следующие виды деятельности:

• реализация СМИ на бумажном носителе;
• покупка-продажа акций, других видов ценных бумаг;
• работа в сфере общепита образовательных учреждений;
• ведущие розничную торговлю с рук, корзин или ручных тележек;
• торговцы на рынках, ярмарках и выставках народного хозяйства;
• предоставляющие услуги по обувному ремонту и др.

Ознакомиться с полным списком коммерческой деятельности, субъектам которой разрешается не пользоваться кассами, можно в ст. 2 ФЗ № 54 или на сайте офд ру.

Отметим, что обязанность по использованию ККМ не связана с видом выбранного налогового режима и организационно-правовой формой собственности. С июля 2021 года все индивидуальные предприниматели обязаны выполнять расчёты через онлайн-кассы, даже если они не имеют наёмных работников, занимаются оказанием своих услуг или реализуют продукцию собственного производства.

В настоящее время  правом работы без использования ККМ могут только физические лица и ИП, прошедшие регистрацию в качестве самозанятых. И это вполне логично – кассу использовать не нужно, а значит, и услуги Оператора тоже не требуются.

Особенности ведения частного бизнеса в отдалённых и труднодоступных районах

В соответствии со ст. 2 ФЗ № 54 при осуществлении предпринимательской деятельности в отдалённых и труднодоступных районах использование ККМ не обязательно. Список таких районов определяется в каждом регионе местными органами государственной власти.

В том случае, когда предпринимательская деятельность осуществляется в населённых пунктах при отсутствии возможности подключить интернет, касса используется в оффлайн-режиме. Продавец обязан выбить чек, передать его покупателю. А вот какие-либо данные передавать в налоговые органы через интернет-связь не нужно. Заключать договор с Оператором нет необходимости.

Как найти ОФД, какой договор с ним необходимо заключить?

Ознакомиться с актуальным списком Операторов можно на интернет-сайте ФНС. В нём перечислены юридические лица, которые получили соответствующее разрешение от налоговых органов.

Для того чтобы произвести подключение к выбранному Оператору, следует заключить с ним договор, а в личном кабинете ОФД добавить онлайн-кассу. За подключение и пользование услуг Оператора производится оплата по установленным тарифным планам. Взамен предприниматель получает чек ОФД.

Стоимость подключения к ОФД

В каждом конкретном случае необходимо уточнять актуальную информацию о стоимости тарифов. В среднем размер оплаты оператору фискальных данных за подключение одной онлайн-кассы на 15 месяцев составляет от 3 тысяч рублей.

Есть возможность воспользоваться почековым и подневным тарифными планами. Такой способ оплаты подойдёт для владельцев сезонного вида бизнеса (прокат велотехники, монтаж и замена шин и др.), а также тем предпринимателям, которые не используют кассу ежедневно.

При почековом тарифе оплата производится за каждый чек, при подневном – за календарные сутки, в течение которых был передан хотя бы один чек.

Виды основных тарифов Операторов:

• на одни сутки (сервисный тариф);
• на срок до полугода;
• на год или свыше (до 3-х лет).

Действует важное правило – чем на больший срок производится подключение выбранного тарифа, тем меньше получается итоговая цена одного месяца.

Есть возможность подключить и доп. услуги:

• отправка чеков в систему «Честный ЗНАК»;
• отправка фискальных данных в электронном виде на email или указанный абонентский телефонный номер.

С полным списком Операторов можно ознакомиться и скачать его с веб-ресурса Федеральной налоговой службы.

Услуги оператора фискальных данных: оплата и стоимость

Как правило, Операторы применяют предоплатную систему внесения платежей. Как только будет выбран оптимальный для предпринимателя тарифный план, следует совершить оплату и активацию подписки.

Оплата услуг оператора фискальных данных производится удобным для предпринимателя способом:

• через Личный кабинет;
• моментальным способом оплаты (через банковскую карту);
• использовать уникальный активационный код ОФД. Под ним понимается числовой или буквенный код, создаваемый Оператором. Он предназначен для оплаты или продления услуг Оператора

Эти способы удобны и отличаются между собой лишь в некоторых нюансах. С целью пополнения баланса «Личного кабинета» достаточно сформировать документ «Счёт на оплату» с указанием суммы платежа за выбранный тариф и скачать его. Денежные средства счёт в «Личном кабинете» поступают на баланс в течение трёх дней.

При пополнении счёта ЛК посредством использования банковской карты в ниспадающем меню необходимо выбрать оплату через карту. Заполнить платёжную форму с указанием реквизитов карточки и воспользоваться кнопкой «Оплатить». Финансовые средства будут сразу же зачислены на баланс.

Код активации ОФД

Код активации ОФД —э то неповторяющийся индивидуальный набор символов, с помощью которого можно подключить определённые услуги Оператора фискальных данных на выбранный период.

Для этого необходимо в разделе «Личный кабинет»:

• совершить переход в раздел «Лицевой счёт», выбрать пункт «Оплата ККТ»;
• определить онлайн-кассу, на которую будет оформлена подписка;
• ввести активационный ключ и нажать «Активировать».

После этого откроется доступ к выбранным функциям Оператора.

Процесс регистрации в личном кабинете ОФД

Для прохождения процедуры регистрации и подключения Оператора не нужно посещать офис, собирать какие-либо бумажные документы. Чтобы зарегистрироваться – достаточно усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Несмотря на то что платформы ОФД разных операторов несколько отличаются друг от друга, необходимо предпринять ряд идентичных шагов для этого:

• перейти на сайт Оператора и инициировать процедуру регистрации. Для создания учётки следует ввести Ф.И.О., номер контактного телефона в качестве логина, а также указать свою электронную почту;
• придумать и ввести пароль и код подтверждения, который будет отправлен на указанный телефон, подтвердить свой почтовый ящик;
• при отсутствии электронной подписи следует приобрести ее, заполнить данные профиля и завершить процедуру регистрации.

После этого, предпринимателю будет обеспечен доступ к следующим разделам «Личного кабинета» (л/к):

• «Бизнес». В разделе содержатся аналитические данные по выручке за определённый период. Через него можно осуществлять контроль над кассовыми аппаратами и сравнивать обороты между ними;
• «Магазины». Раздел для ознакомления и просмотра структуры организации с точки зрения зарегистрированных онлайн-касс;
• «Кассы». При помощи этого раздела владелец получает возможность подключения кассы к личному кабинету. Таким образом, обеспечивается возможность осуществления контроля над ней, а также её постановка на учёт в налоговых органах;
• «Чеки». В разделе можно искать и просматривать кассовые чеки, формировать отчёты и контролировать данные по суммам продаж;
• в разделе «Учёт марок» выполняется работа с маркированными товарами;
• «Аналитика». Для формирования отчётов по определённым критериям;
• «Профиль». В разделе указываются реквизиты предпринимателя (коммерческой организации). Пользователь может установить пароль, создать новые аккаунты, привязанные к одному номеру телефона;
• в разделе «Документы» находятся все договоры, заключённые с Оператором
• «Сотрудники». В раздел можно добавить новых сотрудников и предоставить им права доступа;
• в разделе «Лицевой счёт» отображается информация о текущем балансе, можно сформировать счёт на оплату, купить и произвести активацию подписки для ККТ;
• «Сервис и услуги». Раздел предназначен для подключения дополнительных услуг, заказа фискального накопителя.

Доступ ко всем разделам и инструментам будет открыт после внесения платы за подписку.

Что можно сделать в л/к

Все данные, распечатываемые в кассовом чеке, отправляются в налоговый орган. Уточнить факт отправки всех кассовых чеков можно в л/к. Это, в свою очередь, поможет не допускать ошибок в отношениях с налоговиками.

Кроме того, посредством использования л/к на сайте ОФД, можно совершить ряд действий:

• осуществлять контроль в онлайн-режиме работу касс и видеть размер выручки. По выбитым чекам определять времяначала работы отделов, сумму дневной выручки и т.д.;
• выполнить сортировку по требуемым условиям;
• уточнить статус ф/н;
• создать мультилогин с целью переключения между аккаунтами для получения сводной статистики;
• составлять различного вида отчёты (по пунктам продаж, отделам, кассирам и др.);
• при торговле маркированными товарами мониторить информацию о каждом из них (дата, стоимость, время).

В л/к ОФД можно выполнять и другие действия.

Как отказаться от услуг ОФД?

Предприниматель имеет право на отказ от Оператора по своему желанию. Это можно сделать через л/к Оператора.

Непосредственно перед расторжением договора с Оператором следует определиться с выбором другого, чтобы не допустить простаивания кассы. После смены ОФД требуется перерегистрировать её в налоговой службе.

В случае утраты Оператором лицензии по каким-либо причинам касса может работать автономно. Все фискальные данные фиксируются ф/н, а у пользователя есть 20 дней для поиска и подключения к другому Оператору.

Критерии выбора ОФД

Предприниматель при выборе Оператора должен в первую очередь ориентироваться на наличие у него разрешительной документации (лицензии) от налоговиков. А также учесть следующие условия:

• наличие у Оператора собственного программного обеспечения для улучшения работы сервиса;
• наличие резервных серверов для обеспечения бесперебойной работы;
• скидки по специальным акциям для постоянных клиентов;
• наличие дополнительных сервисных функций;
• круглосуточная работа технической службы поддержки;
• возможность обучения сотрудников и консультирование по возникающим вопросам после подключения Оператора.

Постоянно обновляющийся перечень Операторов размещается на сайте налогового органа. Для подключения кассы необходимо зайти на сайт ОФД и заполнить форму предварительной заявки.