Онлайн-касса и облачная касса: в чём разница

Предприятия, занимающиеся розничной торговлей, с 2017 года должны перейти на онлайн-кассы, говорится в ФЗ-54. Сейчас онлайн-кассы есть везде. Эксперты LIFE PAY расскажут, как выбрать подходящую кассу и сэкономить на покупке оборудования.

Содержание

• Кому НЕ нужна касса
• Как работает онлайн-касса
• Какие бывают онлайн-кассы
• Как работает облачная касса
• Когда облачная касса — это выгодно

Кому НЕ нужна касса

Список торговой деятельности, при которой необязательно использование контрольно-кассовой техники, или ККТ, весьма ограничен. Вот некоторые пункты:

1. Киоски, где продают печатные издания — при условии, что газеты и журналы занимают не менее 50% товарооборота торговой точки.
2. Продажа разливных алкогольных напитков.
3. Ларьки, торгующие мороженым.
4. Ремонт обуви, ремонт ключей.
5. Торговля в удалённых и труднодоступных местах.
6. Розничная продажа бахил.

Как работает онлайн-касса

Главная составляющая кассы — фискальный накопитель — содержит память и процессор кассы в одном «лице». Именно он несёт ответственность за хранение всех чеков, которые распечатал аппарат, а также за шифрование фискальных данных и их передачу в нужные инстанции.

Принцип действия онлайн-кассы прост: 

• зафиксировать факт купли-продажи на какой-либо носитель;
• передать данные в налоговую через интернет;
• выдать покупателю чек. 

Кассы старого образца, не подключённые к интернету, только фиксировали информацию о сделках на фискальных накопителях. Но с 2017 года каждая касса в торговой точке должна быть подключена к интернету и передавать сделку Оператору фискальных данных, или ОФД, в течение пяти минут после осуществления платёжной транзакции. 

ОФД — это организация, которую одобрила Федеральная налоговая служба, с лицензией на обработку и передачу данных из касс в местах торговли в налоговую. 

Общая схема работы онлайн-кассы — на картинке ниже. 

Итак, разбираемся поэтапно:

1. Как только клиент оплачивает покупку, кассовое устройство фиксирует информацию и мгновенно передаёт её в ОФД.
2. ОФД подтверждает данные о сделке и отправляет уникальные реквизиты на кассовый аппарат для формирования чека.
3. Касса формирует чек (бумажный либо электронный талон с размером суммы платежа за товар) и даёт команду принтеру на печать чека. 
4. Одновременно Федеральная налоговая служба получает данные от ОФД о покупке и фиксирует их у себя.
5. Покупатель получает чек в бумажном виде, по почте или СМС. Он в любой момент может проверить подлинность транзакции через налоговую, которая подтвердит легальность сделки.

Для чего нужна онлайн-касса

Подобная череда операций имеет большое значение — в первую очередь для прозрачности торговли. 

Термин «непрозрачная торговля» тесно связан с понятием «серой экономики» — ситуацией, когда денежный и товарный обороты не контролируются государством. Доходы предпринимателей, которые занимаются подобной деятельностью, не облагаются налогами. По данным Росстата на 2017 год (период введения онлайн-касс в России), объём теневой экономики составлял примерно 13% от ВВП страны. Это был не катастрофический, но довольно проблемный показатель.

Отчётность перед налоговой, которую как раз и передают по цепочке касса и ОФД,  фиксируется в ФНС. По сути, государство наблюдает за тем, как проходит торговля в разрезе юридического лица торговой точки, наименований и количества проданных товаров, прибыли, которую получает собственник. 

Чек, который выдаётся покупателю, — своеобразный гарант равносторонней сделки. По нему клиент может не только осуществить возврат товара, но и законно подтвердить собственные траты. Лишать своего клиента чека — дурной тон и административное правонарушение: для юридического лица может быть назначен штраф в размере 10 000 ₽.

Какие бывают онлайн-кассы

Кассовые аппараты встречаются в нескольких модификациях:

1. В составе смарт-терминала 3-в-1 — устройство, которое одновременно принимает платежи, отправляет данные в ОФД и ФНС и печатает чек. Часто используется малым бизнесом и при мобильной торговле.
2. Автономные кассы, похожие на кнопочные калькуляторы — небольшого размера и весьма компактные, но не могут работать без подключённого компьютера с установленной кассовой программой.
3. Фискальные регистраторы — устройства, которые соединяют в себе фискальный накопитель для обработки и передачи данных и устройство, печатающее чеки. Также работают во взаимодействии с кассовой программой. 
4. Стационарные кассы (моноблоки или комплексные POS-системы) — полностью оборудованное рабочее место кассира. Включает в себя монитор, клавиатуру, сканер, принтер чеков и другие устройства. Часто используется в ресторанах, торговых сетях.

Особый вид онлайн-кассы, который стал популярен в последние несколько лет, — облачная касса в виде удалённого цифрового накопителя. 

Ниже расскажем, в каких случаях облачная касса — более экономный вариант кассы для вашего бизнеса.

Как работает облачная касса

Облачная касса представляет собой удалённый фискальный накопитель, который собирает информацию о сделках торговой точки с нескольких терминалов оплаты в свои базы данных.

Когда облачная касса — это выгодно

1. Для точек с несколькими каналами продаж. Например, интернет-магазин + доставка + сеть мобильных точек.

Если под каждое место продажи и под каждого курьера покупать по кассовому терминалу, на это уйдёт много операционных расходов. 

☁️ Облачная касса позволит сэкономить на терминалах. Удалённый цифровой накопитель может фискализировать платежи сразу с нескольких каналов оплаты. Потребуется только аренда кассы в удалённом центре обработки данных, один фискальный накопитель и один договор с ОФД — на неограниченное количество платёжных каналов и терминалов.

2. При запуске монетизации интернет-витрины важно, чтобы проект соответствовал 54-ФЗ: налоговая хочет знать и про ваши онлайн-продажи в том числе. Иначе придётся платить штраф. 

Облачная касса — единственный вариант для организации фискализации платежей в интернет-магазине. В этом случае применение облачной кассы можно распространить и на курьерскую доставку — когда курьер принимает оплату на месте у клиента.

При подключении облачной кассы LIFE PAY предлагает своим клиентам ещё несколько выгод.

1. LIFE PAY предоставляет учётные решения, которые регистрируют, собирают и анализируют данные со всех каналов продаж. Информация передаётся по каждому каналу (доставка, интернет-магазин или розничная точка), по каждой торговой точке и заказам в разрезе ответственного сотрудника, статуса сделки, прибыли, ставки по эквайрингу и так далее. Такая подробная отчётность может составить полную картину ваших продаж и выявить их сильные и слабые стороны.
2. LIFE PAY обменивается данными с интегрированными CRM и бухгалтерскими системами. Информация о платежах и фискализации обновляется в ваших системах учёта одновременно с изменениями статусов заказов в личном кабинете. Больше не придётся вводить данные в различные системы вручную.
3. Согласно 54-ФЗ, на розничной точке не разрешается держать кассовый аппарат вне стен магазина. Однако облачная касса находится удалённо в дата-центре… Как быть, если вы всё-таки хотите сэкономить на аппаратах и чековой ленте?

Пример