Электронные чеки для разного вида торговли: как правильно их использовать

Для интернет-магазинов

Для электронной коммерции это основной платежный документ.

При выставлении счета в режиме онлайн задача магазина — отправить кассовый чек в электронном виде, используя контактные данные, оставленные покупателем в форме заказа или при регистрации.

Чек не нужно распечатывать на бумаге. Исключение составляют случаи, когда курьер производит оплату на месте (но и в таком случае возможно использование электронного чека). В этом случае чек формируется на кассе или на POS-терминале с функцией фисклизации.

Чеки не следует печатать заранее. В идеале время оплаты должно совпадать со временем печати чека, но расхождение не должно превышать пяти минут (письмо ФНС России от 10 июля 2013 г. № АС-4-2/12406@), иначе нарушаются статьи 2, 4 и 5 ст. 54-ФЗ.

Облачные кассы для курьеров

При использовании облачной кассы для курьеров в интернет-магазине, офисе или магазине необходимо установить только один стационарный кассовый аппарат. Он работает в связке с терминалом курьера. При этом облачная касса объединяет несколько каналов продаж и сотрудников, отчего для бизнеса выходит значительная экономия в покупке и содержании оборудования.

Облачную кассу можно применять:

• Когда магазин продает товары дистанционно, заказ доставляет курьер он же принимает оплату
• При мобильной торговле
• При оплате выездным сотрудникам

С облачной фискализацией вы можете продавать где угодно, а также сэкономить на издержках:

• вам больше не нужно покупать кассу или смарт-терминал для каждого курьера
• вы сможете обойтись всего одним фискальным накопителем и договором с ОФД
• не нужно выделять бюджет на ремонт и замену вышедшего из строя оборудования

Если вы работаете с логистической или курьерской службой, то в обязанности именно курьера входит выдача клиенту чека. Вам необходимо подписать агентский договор, где интернет-магазин является клиентом, а сервис – посредником. Таким образом, курьер обязан взимать плату за доставку и выдавать клиенту чек.

Электронный чек можно создать за несколько минут:

• Когда курьер доставляет товар клиенту, клиент расплачивается наличными или картой. Оплата может быть произведена полностью или зачтена в счет аванса или предоплаты.
• Курьеры могут сформировать чек через специальное приложение. Эту операцию лучше всего выполнять через приложение LIFE POS. Также он может зафискализировать оплату на любой кассе — LIFE POS работает на любом оборудовании
• Чек формируется на онлайн-кассе в вашем офисе или в ЦОДе LIFE PAY и отправляется в Федеральную налоговую службу.
• Чек отправляется клиенту на почту или в СМС

Сроки и формат

В соответствии со статьей 54-ФЗ и статьей 192-ФЗ 1.2, пункт 5.4, электронные чеки должны быть отправлены следующим образом:

• не позднее следующего рабочего дня после оплаты;
• не позднее того момента, когда клиент получит заказ

Передаваемые форматы: изображения jpg или png, файлы pdf, в формате текста

При отправке текстового сообщения оно содержать информацию об оплате и ссылку на полную версию.

Штрафы за несоблюдение требований при отправке электронных чеков

Отказ от отправки электронных чеков или несоблюдение сроков является административным правонарушением. Согласно части 6 статьи 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, штрафы составляют:

• Для работников – 2 000 руб;
• Для ИП – 2 000 руб;
• Для ООО – 10 000 рублей.

Если в квитанции не указан номер телефона или адрес электронной почты получателя, то налагается предупреждение или штраф в соответствии с частью 4 той же статьи:

• На должностных лиц: 1,5 – 3 000 рублей;
• На организацию: 5 000 – 10 000 рублей.

Кому следует отправлять электронные чеки.

Тот, кто получает платеж от клиента. К ним могут относиться следующие лица:

• Кассиры розничной торговли;
• Почтовые операторы в случае наложенного платежа при почтовом заказе;
• Оператор, предоставляющий кассу в аренду;
• Агрегатор платежей.

Два последних варианта доступны, если ваш платежный агрегатор или ОФД предлагают платные услуги по отправке электронных чеков.

Кому не нужно отправлять электронные чеки

Предприниматели могут не иметь технических условий для отправки электронных чеков, 54-ФЗ освобождает некоторые категории бизнеса:

• Военные объекты, торговые точки на территории Федеральной службы безопасности, службы внешней разведки и службы государственной безопасности;
• Места, включенные в перечень удаленных от объектов связи.

Как распечатать электронные чеки

При необходимости покупатель может самостоятельно распечатать электронный чек и предъявить его в магазине. Например, для подтверждения операции при возврате товара.

Проще всего это сделать через сервис “Мои чеки онлайн” Федеральной налоговой службы. Все чеки хранятся в профиле пользователя и могут быть распечатаны в любое время.

Как перейти на выдачу электронных чеков

Как изменятся бизнес-процессы розничной торговли?

Необходимость запрашивать контактные данные в месте покупки может привести к увеличению времени обслуживания и очередям в магазине.

Решение проблемы — создание базы данных и внесении в нее контактных данных покупателей, которые хотят получать электронный чек. В будущем это позволит ускорить процесс оплаты. У новых покупателей кассир будет запрашивать номер телефона или адрес электронной почты, а существующие клиенты будут доступны в базе программы.

База клиентов также может быть использована для маркетинговых акций, рассылок информационных писем и т.д.

Как настроить отправку электронных чеков?

Для отправки электронных чеков вам понадобятся онлайн-касса, фискальный накопитель и подключение к Интернету. Вы можете не покупить оборудование, а взять его в аренду в LIFE PAY

Также вам потребуется:

• подключиться к ОФД и платежному агрегатору (для интернет-магазинов) для учета платежей и отправки финансовых данных в ФНС;
• заключить договор с ОФД для отправки электронных квитанций клиентам
• обновить учетное и кассовое программное обеспечение.